Öka produktiviteten med enkla formulär

2018-03-14 08:00

En lagom dos nyfikenhet är inte fel. Att ta reda på vad kollegorna tycker och tänker om olika ämnen inom företaget kan ibland kännas invecklat. Inte för att ni kanske inte vet vad ni ska fråga eller undrar över, utan för att det kan kännas svårt att få tiden till det, och framförallt att det känns komplext att få ihop ett samlat svar från alla. Men det finns enkla, användbara verktyg att använda för insamlande av data! Läs mer här nedan och ta sedan enkelt reda på vad just dina medarbetare uppskattar och tycker och tänker. Man får nöjdare medarbetare om man tar sig tid att fråga och involvera. Snacka om gott samarbete!

Dokument.jpg

Enkelt verktyg för insamling av data

Med Microsoft Forms så löser ni den frågvisa biten smidigt. Det enda ni behöver säkerställa är att ni har korrekt formulerade och nyanserade frågor. Att skapa ett formulär sker med några klick. Ja, det är faktiskt precis så enkelt. I Office 365 har du applikationen 'Microsoft Forms'. Klicka på ”våfflan” i vänstra hörnet och klicka dig sedan vidare till Forms.

ikoner_blogg_14_mars.png

Genast har du formuläret framför dig och du kan börja skriva in dina frågor, och sedan välja i vilket format du vill ha svaret presenterat i: Val, Text, Omdöme eller Datum. Du kan alltså välja att sätta ett svarsalternativ rankat mellan 1–10 eller be om ett längre svar i ett fritextfält.

Vissa svar kräver kanske ytterligare förklaringar, t.ex. om en medarbetare tycker att IT-stödet bara får en 4 i betyg/ranking, då vill man kanske ha ett mer detaljerat svar/förklaring på det. Med förgrening kan då formuläret be om en ytterligare förklaring. Möjligheterna är nästintill oändliga.

Med Microsoft Forms kan du ge förslag på olika datum/tider som du ex. önskar de inblandade gav ett ’ja’ eller ’nej’ på. Att försöka få samlade svar på en simpel fråga som ex. vilka som ska, och kan närvara på diverse events, möten osv. kan vara nog så invecklat. När du väl mottagit svaren från alla, kan du med säkerhet skicka ut en kalenderinvit och med säkerhet veta att alla faktiskt kan just det datumet. Tid besparad!

Mobilanpassade formulär

Formulären är mobilanpassade och väljer man att maila ut länken till den enkät/formulär som man vill att mottagaren ska besvara, så kan mottagaren välja att svara direkt från mobilen. Enkelt, snabbt och produktivt! Formulär kräver ibland anonymitet. Med Microsoft Forms så har du möjlighet att välja om svaren ska vara anonyma och det kommer tydligt framgå för användaren om formuläret besvaras anonymt eller inte.

formulär_14_mars.jpg

Smarta funktioner

Som ägare av formuläret kan du också välja en start- och sluttid för när formuläret ska vara tillgängligt att fylla i. Du kan alltså säkerställa att svaren inkommer inom en viss tid, och du kan självklart se hur många som har svarat. Du får också information om genomsnittlig tid som det tog för mottagarna att fylla i formuläret. Det kan vara bra att veta till nästa gång du ska skapa och skicka ut ett formulär.

Möjlighet att återanvända tidigare formulär

Formulären sparas i ett bibliotek som enkelt kan återanvändas. Med en enkel ’kopiera-knapp’ är det snabbt gjort. Medarbetarundersökningar brukar för det mesta innehålla ett visst antal standardfrågor och då är det smidigt att kunna återanvända tidigare formulär. Det enda du som ägare till formuläret bör göra är att ändra layouten eller kanske bilderna. I Microsoft Forms väljer du ett tema på layouten eller så laddar du upp en egen passande bild.

Varför inte skapa ett formulär som ligger på ert Intranät, där man kan använda den som en ”idélåda”? Kanske man önskar ”ständig” input om ett förändringsarbete som pågår. Ett projekt som är under arbete och där man vill att alla medlemmar av projektet får en chans att bidra med input och förslag. Ett indirekt uppmanande om ett engagemang är produktivt i sig!

Utbildning i Office 365-verktyg ökar er produktivitet

Avslutningsvis, Microsoft Forms är bara en av många fördelar med Office 365. Det finns fler användbara produktivitetsapplikationer i Office 365 som kan hjälpa dig och dina medarbetare till ett bättre samarbete internt och således är det också troligt att ni blir mer produktiva. Behöver ni hjälp med att förbättra era kunskaper och ert användande av dessa applikationer, så ta hjälp av en partner med produktivitetskonsulter då de kan bistå med erfarenheter kring en ’best practice approach’ för ett lyckat projekt efter en migrering till Office 365. Det finns ett flertal utbildningar inom de olika applikationerna som kan hjälpa ert företag och era anställda att bli än mer produktiva och än bättre på att samarbeta!

Microsoft Forms är för alla!

 

Så kommer ni igång med att arbeta produktivt

 

Sara Johansson

Kontaktperson Sara Johansson

Projektledare på Office IT-Partner Borås