Arbeta effektivt med nya funktioner i Office 365

2017-11-28 10:00

StockSnap_OCBS9JTNWW.jpgUtbudet i Microsofts Office 365 utökas och uppdateras ständigt med nya verktyg för produktivitet och internkommunikation. Vi har sammanfattat de senaste verktygen och ger er konkreta tips på hur organisationen kan arbeta mer effektivt med nya funktioner i Office 365 och Teams.

1. Använd det nya verktyget för undersökningar – Forms.

Microsoft har utvecklat det verktyg som tidigare fanns i Office 365 där du kunde skapa Excelundersökningar och skicka ut till medarbetare eller personer utanför organisationen. Nu heter verktyget Forms och har en egen flik i din Office 365-portal.

Du loggar in som vanligt i din Office 365-portal (ex. via portal.office.com). Därefter väljer du appen ”Forms” i menyn med appar. Sedan kan du klicka på Skapa formulär eller Skapa frågeformulär i vyn som öppnas.

 

forms.png

 

Med Forms kan du skapa enkäter (Formulär) eller frågeformulär (Frågeformulär).

Skillnaden mellan de två olika varianterna av formulär är att frågeformulären har möjligheten att lägga till rätta svar samt poäng för varje rätt svar. Det fungerar utmärkt om ni ska hålla i en frågesport eller vill använda i undervisningssyfte där man samtidigt kan visa frågorna på en stor skärm.

Här ser du ett exempel på hur frågeformuläret kan se ut i en mobil:

 

forms_mobil.png

 

 

Bra funktioner som finns i Forms är bland annat att du kan välja om den som svarar ska vara anonym eller inte, om frågor ska vara obligatoriska, om du vill kunna skicka den endast inom organisationen eller även utanför, samt om en person kan svara en eller flera gånger. Man kan också dela sitt formulär som en mall eller dubblera den.

 

 

2. Dela dokument effektivt i Office 365

Med molntjänsternas och Office 365:s intåg på de svenska arbetsplatserna har förvirringen om möjligt ökat när det gäller var du ska spara dina dokument. Många är inte medvetna om skillnaden mellan OneDrive och OneDrive för företag (vilket inte är så konstigt) och känner inte till några bra strategier för var man ska spara företagsrelaterat material och varför. Här nämner jag kort hur det fungerar.

OneDrive

Varje person som har ett Office 365-konto får en OneDrive, en fillagringsyta där man kan spara sitt personliga material. Den går att synka med Utforskaren i datorn och går även att komma åt från mobilen eller andra enheter. Här passar det bra att lägga helt personliga filer, alltså inte det företagsrelaterade.

 

OneDrive för företag

När man har ett företagskonto får man också en OneDrive för företaget. Den är också personlig och ingen kan komma åt den om du inte väljer att dela dina dokument med kollegor. Då kan ni redigera dokument samtidigt och alltid ha en och samma version av dokumentet. Det gör du enkelt via skrivbordsversionerna i ”Arkiv-fliken” eller via webbversionen i listan med dokument. Men tänk efter innan ni börjar samarbeta med dokument som ligger på en personlig OneDrive. Vem är ägaren till dokumentet och vad händer när den personen slutar på företaget och Office 365-kontot stängs ner? Jo, det försvinner.

 

Gemensam fillagring och samarbete

Samarbete i gemensamma filer med versionshantering och liknande kan med fördel utgå från en gemensam filyta. Det kan ni få via SharePoint (som ingår i Office 365 vid vissa licensformer) eller det lite nyare verktyget Teams, som är en yta för just samarbete mellan arbetsgrupper.

En stor fördel med Teams är att man får en gemensam OneDrive där man istället för att maila ut dokument eller dela från sin egen OneDrive så lägger man det i gruppens gemensamma yta. Det innebär bland annat att om det tillkommer någon i teamet så har den direkt tillgång till dokumentet samt alla tidigare dokument som lagts upp av arbetsgruppen.

Dokumenten ”ägs” av Teamet, det vill säga om den som lagt ett dokument i Onedriven slutar så ligger dokumentet kvar. Se mer om Teams i kommande artiklar eller boka in en demo av Teams för ditt företag.

 

 

3. Använd OneNote – Den digitala anteckningsboken

Onenote är ett digitalt anteckningsblock som man kan använda för att enkelt spara och organisera sina idéer och anteckningar på. Du kan även spara klipp från webben, göra en att göra lista, rita eller använda uppläsningsverktyget för att få texten uppläst.

Självklart kan du synka Onenote boken på alla dina enheter och även dela med kollegor. Perfekt för dig som vill ha alla dina anteckningar på ett ställe, kopplat till rätt projekt och alltid till hands. När du arbetar med surfplattor/paddor är OneNote ett perfekt verktyg.

 onenote.png

 

Sammanfattning:

Det finns ett stort antal möjligheter med Office 365. En stor del av dessa funktioner har du säkert redan tillgång till, men utnyttjar inte. Vill ni ha hjälp med att använda ett och samma produktivitetsverktyg eller plattform för intern kommunikation så hjälper vi gärna dig genom workshops, utbildningar och strategier från nuläge till önskat läge.

Välkommen att kontakta mig, Johanna, eller mina kollegor på Office IT-Partner runt om i landet.

 

Jobba effektivt med Office 365 - boka workshop

 

Johanna Engström

Kontaktperson Johanna Engström

Produktivitetskonsult på Office IT-Partner i Nyköping