Bra rutiner för beställning av IT-utrustning till nya medarbetare

2017-11-07 10:00

it-utrustning_nya-medarbetare2.jpg

Befinner ni er i en tillväxtfas och anställer nya medarbetare regelbundet? Då kanske ni som vi insett vikten av fungerande rutiner för att introducera nya medarbetare, och att ha koll på beställningar av IT-utrustning för att personen ska få en bra start?

Det sägs att det är de första två veckorna på jobbet som en person får en uppfattning av organisationen, arbetsmiljön och fortfarande är peppade av att göra ett bra intryck och jobb på sin nya arbetsplats. Om de två första veckorna inte börjar så bra är risken att man tappar medarbetarens intresse av jobbet och att jobba mot företagets mål.

När det gäller introduktion av medarbetare finns det en rad bra tips som egentligen alla går ut på att du ska vara förberedd när den nya medarbetaren kommer. Exempelvis att det finns en fadder som kan ta emot och leda personen de första dagarna, eller att all IT-utrustning och inloggningar till system är på plats redan från start.

Vårt mål med IT-leveranser till företag ute i landet är att de ska ske på ett smidigt och effektivt sätt för beställaren, vår kontakt. Samtidigt som medarbetarna snabbt och obehindrat ska komma in i arbetet. Se våra bästa tips för en bra rutin för IT-beställningar nedan:

Tips för en smidig beställning av IT-utrustning:

  1. Välj ett standardiserat utbud
    Har ni ett standardiserat utbud av datorer, surfplattor och telefoner som ni kan erbjuda de anställda? Fördelarna med att använda sig av ett utvalt sortiment är bland annat snabbare installationer, men också att datorerna är testade för företagets mjukvaror så att det inte uppstår konflikter mellan mjukvara och hårdvara. Därmed minskar risken för att det ska bli strul vid installation och leverans.

    Har ni valt att köpa in datorer som tjänst innebär det att du kan få snabb tillgång till en ny, installerad dator i det fall användarens dator går sönder eller blir stulen. Därför är det en fördel med ett standardiserat sortiment.

  2. Strukturerade beställningar
    Vid beställningen av IT-utrustningen bör ni använda en mall/checklista för inköp där närmaste chef kan specificera behov hos användaren. Det underlättar otroligt mycket för inköpare av utrustning och för den som utför installation och leverans av datorn.


Tips på punkter i en checklista för datorbeställning är:

  • Datormodell
  • Specialutrustning
  • Ska datorn vara anpassad till mjukvara som inte är standard?
  • Vilka behörigheter personen ska ha
  • Vilka inloggningar som ska ordnas
  • Vilka licenser som behöver beställas?
  • När personen börjar på företaget!

    3. Skapa flöden för mindre administration
    Använd ett system där ni kan skapa interna flöden för beställningar. På så sätt kan beställningen skickas automatiskt till den person som ska beställa hårdvaran. En serviceorder kan skickas vidare till den som ska installera datorn osv. utan att du behöver hantera pappersdokument, skicka ett otal mail med påminnelser eller inte ha kontroll över aktuell status. Det kan exempelvis göras i Microsofts SharePoint.

Interna flöden och rutiner är viktigt för både nya och befintliga medarbetare. Vill du ha mer struktur och ordning och samtidigt kunna ge den nya kollegan en bra bild av företaget? Då rekommenderar jag att du läser mer i vår guide för den moderna arbetsplatsen. Den innehåller bra tips kring IT anpassat till den nya generationens medarbetare.

Med IT som tjänst hanterar din IT-leverantör hela denna process och kan erbjuda dig beställningsformulär för nya medarbetare. Smidigt, eller hur?

Här kan du ladda ner vår guide:

Guide: Den moderna arbetsplatsen med IT som tjänst

 

Hanna Lindberg

Kontaktperson Hanna Lindberg

Hanna arbetar med marknad och kommunikation på Office IT-Partner med fokus på digitalisering, produktivitet och nöjda medarbetare.