Hurra! Äntligen närmar vi oss det papperslösa kontoret!

2019-03-19 09:00

För ett antal år sedan var det inte helt ovanligt att man hörde uttalanden som ”Jojo – man talar om det papperslösa kontoret – kolla bara” och så svepte personen med handen över sitt pappersfyllda skrivbord, lätt fnysandes eller med ett tillägg av ett rått skratt.

Det fanns ett antal förespråkare som hävdade att snart är alla papper på kontoret ett minne blott men också en stor andel skeptiker som snarare menade att man hade mer papper än någonsin både på sitt skrivbord och över huvud taget att hantera under sin arbetsdag.

rainier-ridao-569546-unsplash

Här kommer några exempel från mig själv eller min omgivning på att gruppen med uttalandet om ett papperslöst kontor hade mer rätt i sitt uttalande:

1. Post it-lappar
Jag var en mästare i att nästan tapetsera mitt skrivbord och min skärm med post it-lappar. Och för säkerhets skull kanske jag behövde ha något uppskrivet på en lapp att ha i fickan när jag skulle någonstans eller ifall jag skulle komma ihåg något som jag inte fick missa nästa dag på jobbet.

Idag jobbar jag med OneNote. Om någon t.ex. ringer eller om det är något annat som jag behöver skriva av mig för att ta hand om senare i lugn och ro klickar jag på tangentbordet på "windows-knappen" och "N" samtidigt och vips har jag en "post-it-lapp" fast i datorn. Jag skriver upp vad det rör sig om - t.ex. om det är något jag ska kolla, återkomma om eller liknande och direkt är detta sparat i min OneNote. När man gör på detta sätt hamnar anteckningen under "Snabbanteckningar" och jag behöver inte ens spara. Det görs automatiskt i bakgrunden. Om jag sedan vill få en påminnelse kan jag lägga in även det. Otroligt användbart för mig och mitt arbetssätt. Har jag inte datorn med mig så gör jag anteckningen i telefonens OneNote-app.

2. Kollegieblock
Jag har alltid varit en "antecknare" och samlade successivt växande högar med kollegie-block hos mig. För när man passerat ett block och det var dags att ta ett nytt - inte kunde man göra sig av med det gamla… Men efter att ha avverkat ett antal block blev det en liten utmaning att hitta en anteckning, i alla fall om man inte hade bra koll på när detta togs upp för då kunde man ju i alla fall veta vilket block man skulle leta i. Det kunde snabbt passera mellan tio minuter och en halvtimme innan man hittade det man letade efter - om man ens hittade det….

Även här är OneNote ett fantastiskt verktyg. Jag fyller på med anteckningar som jag sorterar efterhand. Men hur jag än sorterar och flyttar runt dem kan jag alltid söka i alla mina anteckningar. Förutom mina anteckningar kan jag dessutom söka i pdf:er jag klistrat in och t.o.m. text i bilder.

3. Pappersfakturor
Hantering av pappersfakturor kan bli ganska tidsödande både för fakturor man skickar och fakturor man tar emot.

Fakturor som skickas ska skrivas ut, vikas ihop och ner i ett brev (förhoppningsvis i ett fönsterkuvert så att man slipper skriva dit en adress), frankeras och på något sätt komma till posten. Och fakturor som tas emot genomgår också en längre process från att brevet anländer till dess att den faktiskt är betald. Fakturan ska tas ur kuvertet, ankomstregistreras, attesteras och sedan hanteras av ekonomiavdelningen vilket också är en relativt omfattande process.

När man idag antingen skannar in pappersfakturor eller hanterar digitala fakturor som tolkas och hanteras vidare underlättar det mycket för både små och stora företag. På samma sätt är det också mycket smidigt att fakturan mailas iväg direkt från programmet istället för den långa processen med pappersfaktura.

4. Ritningar
Om man jobbar i en verksamhet som hanterar ritningar underlättar det för många att inte behöva skriva ut dem. Flera företag som jag har kontakt med går alltmer över till att undvika att skriva ut dem för att se vilka möjligheter att hantera dem digitalt istället. Några exempel:

  • Mäta i ritningen: Om man behöver mäta för att t.ex. offerera en matta, hur långt det är att dra kablar eller hur mycket betong som går åt kan man använda program som mäter sträckor eller areor i ritningen (i pdf-format) för att få denna information istället för att skriva ut ritningen och mäta på papperskopian
  • Granskningar: Istället för att skriva ut ritningen för granskning kan man använda en pekskärm som ligger ner. Vill man göra noteringar direkt på ritningen görs det med antingen en speciell penna eller med fingret direkt. Detta går sedan att spara eller mailas direkt från pekskärmen. En annan fördel är att man också kan förstora ritningen medan man står vid den - inte skriva ut ännu en kopia.
  • Det finns bara ett original: Om man har rutinen att alla ska utgå från den ritning som ligger på den gemensamma ytan ser man till att alla har samma utgångsläge - det är denna som gäller och inget annat. Man undviker då en osäkerhet om det är den ena eller andra utskrivna kopian som gäller. 
5. Kvalitetssystem/ledningssystem
Första gången jag var med vid framtagande av dokumentation för ISO-arbete arbetade vi och de flesta andra företag med utskrivna rutiner insatta i pärmar. Just då var det det bästa alternativet men med några utmaningar:
  • Hur ser vi till att det på alla ställen alltid finns samma version i pärmarna?
  • Hur ser vi till att alla hittar rutinerna? (Man vill inte ha för många pärmar att uppdatera men heller inte för få så att alla har dem inom tillräckligt räckhåll)
  • Hur hittar man på ett enkelt sätt det man letar efter?
Här tycker jag att SharePoint är alldeles lysande som ersättare till pärmarna. Man kan se till att bara den senaste versionen är publicerad och tillgänglig. Man kan dessutom samtidigt se till att denna version är granskad och vem som gjort det (annars syns de inte).

Alla kommer åt SharePoint i antingen en dator eller i sin mobil eller platta.

6. Digital signering
Att skriva ut avtal och se till att få dem påskrivna är en ganska tidsödande process oavsett om man åker iväg med dem själv eller om de postas. Är det då dessutom flera som ska skriva på samma avtal kan det bli än mer långdraget.

Ett smidigt alternativ är då att signera elektroniskt och det finns många olika tjänster för detta. Man lägger då in de avtal som ska signeras och eventuella bilagor, anger ev. ett meddelande och sedan mailadress till den eller de som ska signera. Det går iväg ett mail till personen och i mailet finns en länk där man ser alla dokument och kan granska i lugn och ro innan man signerar med t.ex. bank-ID.

Det här var alltså några exempel på hur det papperslösa kontoret faktiskt närmar sig. Hur ser det ut för dig och ditt papperslösa kontor?

5 verktyg för digitalisering av verksamheten
Weronica Sjögren

Kontaktperson Weronica Sjögren

Weronica arbetar med produktivitet på Office IT-Partner i Växjö, och hjälper främst kunder att bredda sitt användande av Office 365.