Så kommer du igång med digitala anteckningar i OneNote

2018-03-27 07:42

desk-laptop-notebook-pen-1.jpg

Jag har bestämt mig. Jag har alla möjligheter till att arbeta bättre digitalt eftersom jag jobbar på ett IT-företag som ger mig rätt förutsättningar. Jag ska samla mina anteckningar på ett ställe – i molnet.

Vad förväntar jag mig av att gå över till digitala anteckningar? Genom att slippa sortera anteckningar som jag skrivit in i mitt nuvarande anteckningsblock (ja, ett vanligt kollegieblock) och matcha dem med de post its jag skrivit när jag fått telefonsamtal med ”att göra-saker” och påminnelser, så tror jag att jag kommer att:


1) Få bättre ordning och överblick över mina noteringar

2) Möjlighet att nå mina anteckningar var jag än befinner mig

3) Få chansen att verkligen följa upp allt som jag noterat och som ligger på mig att slutföra

Jag har haft OneNote i molnet (som är en del av Office 365) i flera år i datorn. Försökt att börja använda det lite då och då, men med ganska dåligt resultat eftersom jag inte haft koll på var noteringarna sparas, hur jag kan samla flera anteckningsböcker på samma plats eller hur jag använder det även från mobilen. Därför bad jag om hjälp av vår produktivitetskonsult för att komma igång.

Här kommer mina bästa tips för att komma igång med digitala anteckningar:

 

Använder jag rätt app?

För det första (något som jag upplevde som lite krångligt) så finns OneNote som skrivbordsapp i det traditionella Office-paketet (det som man köper i ett paket per användare), och så finns det som skrivbordsapp i ditt Office 365-abonnemang (Här kan du läsa om skillnaden mellan Officepaketet och Office 365).

Jag har Office 365, vilket innebär att mina anteckningar som jag gör i OneNote skrivbordsapp också finns tillgängliga i molnet, och jag kan komma åt dem från vilken dator som helst via webbläsaren eller exempelvis via mobilen.

Se till att du öppnar rätt app när du ska börja. Jag har OneNote 2016 genom mitt Office 365-abonnemang.

 

Samla alla dina anteckningsböcker på samma ställe

Kanske har du använt programmet tidigare och vill lägga in alla dina anteckningsböcker som du jobbat i på samma ställe? Använd menyn till vänster med rubriken ”Anteckningsböcker” och lägg till dina anteckningsböcker från t.ex. dina gruppwebbplatser där.

 

Kom igång med lite hjälp

Jag hade svårt att komma igång själv med OneNote, även om jag hade viljan. Därför rekommenderar jag att du får en demonstration av programmet och får lära dig de möjligheter som finns och inte minst lite smarta knep. För mig räckte det med en timmes konsultation för att komma igång.

I denna video finns en kort introduktion till OneNote:

 

Ha koll på var anteckningsböckerna sparas och om det finns backup

Om du inte har Office 365 så sparas vanligtvis anteckningarna lokalt på din dator. Därför är det viktigt att du har backup på din lokala hårddisk om anteckningarna sparas där. Ett misstag som jag gjort tidigare var att inte ha koll på detta när man exempelvis byter dator. Där försvann mina mötesanteckningar på grund av att det saknades backup…

Om du har Office 365 så sparas anteckningarna exempelvis i din OneDrive (din lagringsyta i molnet). Det innebär att du kan komma åt anteckningarna även från mobilen eller surfplattan och att du inte behöver fundera så mycket när du byter dator. Men hör med ditt företag om det tas backup på er molnlagring i det fall det skulle smyga sig in ett krypteringsvirus även i era lagrade dokument i Office 365.

 

Mitt sista tips för att komma gång med digitala anteckningar är att skapa en bra struktur:

  • Tänk igenom vilka olika anteckningsböcker du ska ha. Du kanske har en personlig, men även flera delade anteckningsböcker från en gemensam gruppsajt i SharePoint eller Teams. Lägg in dem så att du ser alla dina böcker.
  • Jobba med avsnitten (eller kapitel som jag kallar dem). Skapa ett avsnitt för varje ämne. T.ex. ”Försäljning”, ”Interna möten”, en ”Att göra”-flik med din Att göra-lista.
  • I avsnitten skapar du sedan sidor för olika underämnen så att du inte skriver ner alla anteckningar på samma blad. Då tappar du strukturen och sökbarheten du kanske var ute efter.

Så släng nu alla papper och post its och sätt igång! Vill du ha tips från ett proffs rekommenderar jag att du ställer frågan till någon av våra produktivitetskonsulter – de hjälper er att komma igång med att jobba digitalt och verkligen använda de verktyg och appar som ni redan betalar för!


Så kommer ni igång med att arbeta produktivt

Hanna Lindberg

Kontaktperson Hanna Lindberg

Hanna arbetar med marknad och kommunikation på Office IT-Partner med fokus på digitalisering, produktivitet och nöjda medarbetare.