Experten svarar på frågor om mötesrum

2018-08-28 09:46

motesrum.blogg

Ska jag få panik om det är jag som ska fixa företagets mötesrum? Nej, se det som en möjlighet, det ska vara den bästa platsen på kontoret, platsen där alla vill vara, det nya köket. Men självklart kan vi alla behöva hjälp, så nu ställer jag frågorna till experten och inspiratören Per, som arbetat med IT och mötesrum i över 10 år.

Vad är ett mötesrum?
Ett mötesrum uppstår på en bestämd tid och dag när flera personer ska kommunicera med varandra. Att du numera inte behöver vara på samma plats som de övriga mötesdeltagarna är finessen med dagens teknik. Varje deltagare väljer själv vad som är deras mötesrum, hemma, på stan, i bilen eller på kontoret.

Kan ett mötesrum se ut hur som helst?
Ja, ett mötesrum kan se ut hur som helst, men 9 av 10 rum är helt opersonliga och sterila, långt ifrån dynamik, identitet och kreativitet. Det fysiska mötesrummet på kontoret är en perfekt plats för att visa vilken typ av företag ni är. Här finns möjligheten att bygga sitt varumärke via färger, bilder, loggor, blommor, möbler och så vidare. Låt ditt mötesrum bli din branding, lika viktigt som flera tycker att branding kring medarbetarnas kläder är, lika viktigt är det att låta dina kunder få den känslan i dina mötesrum

Mötesrummen kan även hjälpa till att skapa rätt intern kultur där alla får en förståelse för vad företaget jobbar med och vill uppnå.

Behövs det fula sladdar för att det ska fungera?
Diskbänk full med disk eller en ren diskbänk? Skrivbord med massa papper och skräp eller ett städat skrivbord? Skaffa en partner som är duktig på att serva, uppdatera och hålla dina produkter igång. Mötesrum behöver också en kontinuerlig support och ett underhåll. Flera sladdar känns lite 2016, idag kan du köra trådlöst alternativt bara med en sladd, det räcker.

Ska jag välja projektor eller skärm?
Skärmen är skarpare, snabbare, ljudlös, underhållsfri och användarvänlig. Här är valet självklart.

Hur ska ljudet vara i ett mötesrum?
Här måste jag dela upp svaret i två delar. Det viktigaste är att rummet i sig själv har en hög ljudkomfort, det betyder att rummet är behagligt att vistas i, inget eko eller störande ljud vilket tröttar mötesdeltagarna. Sen måste du lägga rätt nivå på ljudutrustningen. Om du exempelvis använder en matsal som mötesrum kan förstärkning med mygga behövas så att talaren inte behöver stå och skrika sig hes, tänk på komfort från första till sista rad. Viktigt är också att inte glömma bort de personer som behöver hjälpmedel som exempelvis hörslinga, så att alla kan hänga med.

Är det läge att köpa en interaktiv touchskärm?
Ja, nu har pris kontra funktionalitet hamnat på rätt nivå, och nu finns även ett stort utbud av storlekar för att passa alla mötesytor.

Kan jag ha en svart vägg i ett mötesrum?
Jag älskar en monterad skärm mot en helmattsvart vägg, känslan att bilden står ut från väggen är väldigt elegant. Ännu en gång kan företaget se möjligheterna att branda rummet med färger och loggor för att tala om vad de jobbar med.  

Ska allt sitta fast på väggen?
Vem har sagt det? Lika väl som det finns flexibla arbetsplatser måste det finnas flexibla mötesytor. Det ska vara helt naturligt att gå och hämta en mobil skärm för ett spontanmöte.

Var går gränsen mellan mötesrum och lekrum?
Ett mötesrum kanske förväntas vara det rum där du tar tunga och strategiska beslut, men det måste också få vara den plats där du kan skapa och tänka fritt, en lekplats för tankar och idéer.

Vi på Office IT-Partner skapar kreativa och användarvänliga mötesytor
Oberoende hur det ser ut på ditt företag idag så kan vi skapa kreativa och användarvänliga mötesytor. Boka gärna ett möte med oss där du berättar hur ni arbetar idag och hur ni vill arbeta imorgon.

Nästa steg till funktionella mötesrum

Sandra Johnsson

Kontaktperson Sandra Johnsson

Projektledare på Office IT-Partner Stockholm & Södertälje.