Förlita dig på dina digitala verktyg och bli mer effektiv på jobbet

2019-02-26 09:00

Det är inte alltid lätt att få till vardagen, det ska pusslas privat och det ska pusslas på jobbet för att få ihop alla dina måsten. Men jag har några knep för att verkligen vara effektiv när jag arbetar, vilket innebär att jag kan fokusera på bara det privata när jag väl kommer hem. Jag ser till att förlita mig på mina digitala verktyg. Den IT vi har på Office IT-Partner är ett stöd i att få till min vardag, att vara effektiv i mina arbetsuppgifter vilket i slutändan stödjer våra företagsprocesser och driver dem förhoppningsvis framåt. Våga lita på dina digitala verktyg och använd dem!

Digitala processerAnteckna det du ska göra så du inte behöver komma ihåg allt
Visst kommer du ofta till jobbet och vet exakt vad du ska göra och hur du tänkt lägga upp din dag, och hur ofta blir det som du har tänkt dig? Inte så ofta för min del i alla fall och det är okej, för saker uppstår och du behöver hänga med och vara föränderlig. Men att saker dyker upp betyder inte att de uppgifter du tänkt göra inte behöver göras. Mitt råd är: skriv ner! Jag använder OneNote där jag kan dela upp mina ”Att-göra-grejer” i olika flikar, t ex ”Måste göras nu” eller uppdelningar efter olika projekt.

Det viktiga för mig är att när jag får en ny uppgift eller behöver pausa en gammal så skriver jag ner det. Jag lägger min tillit till OneNote istället för att jag ska behöva komma ihåg allt. Ett ganska simpelt råd men följ det, alltid, då behöver du inte skapa onödig stress och oro kring vad du kanske har glömt. Tänk även på att vilket verktyg du än väljer att använda – håll dig till ett verktyg, så det inte blir några oklarheter kring vad du har dina anteckningar och vad det är som gäller. 

Använd din kalender
Kära Outlook, vad skulle jag göra utan dig? Min Outlook-kalender hjälper mig med påminnelser om möten, påminnelser om saker jag ska göra både under och utanför arbetstid. Så snabbt jag kan ser jag till att planera in det jag ska göra i kalendern och försöker hålla mig till det, annars bokar jag alltid om. Ett råd som fungerar bra för mig när det gäller möten är att inte slentrianmässigt boka 1-timmas-möten. Ofta går många möten att klara av på ca 30 minuter, men bokar du mer tid är det enkelt att fylla ut den tiden i alla fall. Boka inte heller dina möten för tätt, i min roll som projektledare behöver jag tid att sammanställa eller boka kommande saker som ska göras efter ett möte, det minskar min stress om jag får göra detta direkt efter mötet och gör mig mer effektiv.

Checklistor
Jag älskar checklistor, framförallt att bocka av dem, och de hjälper verkligen mig. Se till att checka av det du faktiskt gjort under dagen. De där dagarna när det dyker upp saker som du egentligen inte tänkt göra, visst känns det lite som du misslyckats när du går hem? Men om du istället skrivit ner det under dagen i din checklista, och sen bockar av, ser du att du faktiskt gjort hur mycket som helst.

Jobba var som helst
Tack vare distansarbetet som blivit en allt starkare trend behöver du inte bara vara effektiv på kontoret, du kan ta arbetssamtal i bilen, du kan fortsätta jobba när du kommer hem om du varit tvungen att pausa arbetsdagen pga. läkarbesök eller liknande. Mobiliteten och alla molnbaserade tjänster öppnar otroligt mycket dörrar och möjliggör ett mycket enklare pusslande.

Undvik digital stress
Som jag skriver så ska du förlita dig på dina digitala verktyg, men för mig är det även viktigt att pausa från verktygen när de inte längre behövs. Digitaliseringen har gjort oss ständigt tillgängliga (vilket oftast är bra) men det gäller att sätta regler kring då du faktiskt inte vill vara tillgänglig. Jag stänger exempelvis av notiserna i Teams och Outlook när jag går hem och har helg. Då kan jag aktivt välja att ta del av information om jag vill ha den, men jag blir inte påmind av den om någon mailar eller skriver till mig utanför arbetstid. De digitala verktygen ska hjälpa oss att bli mer effektiva inte skapa stress som bidrar till motsatsen, sätt dina egna regler så du får det att fungera för dig.

Mina tips
Det här är som sagt tips som fungerar för mig och alla är vi olika, så därför kanske olika digitala verktyg passar olika bra för oss. Hur som helst tror jag vi alla mår bra av att förlita oss på våra digitala verktyg på ett eller annat sätt. Läs gärna vår guide här nedan, ”5 verktyg för digitalisering av verksamheten”, för att få mer information om trender, risker och lösningar när du vill bygga en effektiv IT-miljö.

5 verktyg för digitalisering av verksamheten

Sandra Johnsson

Kontaktperson Sandra Johnsson

Projektledare på Office IT-Partner Stockholm & Södertälje.