5 faktorer som gör outsourcing av IT kostnadseffektiv

2016-06-14 09:00

Fem faktorer som gör outsourcing av IT kostnadseffektiv

Outsourcing i IT-världen är ofta förknippat med besparingar och effektiviseringsmöjligheter. För att en outsourcad miljö ska kunna fungera effektivt så som det är tänkt från början bör dock hela ledningen involveras i projektet redan från start. Idag är IT ofta fullt integrerat i de flesta verksamheter, och därmed landar inte allt ansvar på IT-chefen. Fokus bör också förflyttas från själva kontraktet till vad verksamheten egentligen vill få ut av samarbetet.
Att hyra eller köpa sin IT som tjänst är en form av outsourcing. Genom att köpa delar av sin IT-miljö hos en partner kan företagen vinna, främst i besparingar och effektivitet. Men ibland upplevs förhållandet till partnern dåligt, IT-miljön är rörig och IT-chefen får skulden för ett dåligt resultat när det kanske är avtalet som är felformulerat eller felkommunicerat. Därför är det viktigt att involvera hela ledningsgruppen från början, och på så sätt se till att kraven på leverantören är i paritet med vad ni vill uppnå i verksamheten.

Här nedan tar jag upp ett antal faktorer som bidrar till besparingar och kostnadseffektivitet för din verksamhet genom att köpa IT som tjänst samt ger guidning i vad du som beställare bör tänka på innan du går över till outsourcing av IT-miljön.


Fem viktiga faktorer som gör din outsourcing kostnadseffektiv:


1. Syfte med din outsourcing
För att veta vem du ska outsourca till och hur stor del av din IT som du vill lägga ut på en partner måste det finnas ett tydligt syfte. Den vanligaste anledningen till outsourcing kan tyckas vara ekonomiska fördelar och besparingar, men undersökningar i exempelvis Sveriges kommuner visar att drivkrafter som ökad tillgänglighet och bättre driftsäkerhet är de starkaste faktorerna som leder till ett beslut om outsourcing.  

Syftet för projektet kan inte fastställas av enbart VD och ekonomichef, utan flera delar av organisationen måste involveras för att projektet ska få den effekt som önskas. Att involvera ledningsgruppen i arbetet med att ta fram en framtida plan för IT-miljön är en viktig faktor för att lyckas.

2. Målet med din outsourcing
Genom att ta fram en tydlig kravspecifikation, och då syftar jag inte bara på SLA:s och andra villkor, utan en vision för hur IT-miljön ska fungera, så finns det stora möjligheter för en lyckad outsourcing. Utan att ha en väl genomarbetad plan för outsourcing blir det svårt att förmedla målet med uthyrningen till leverantören.

Idag går trenden mot att fler och fler IT-beslut fattas ute i verksamheten, alltså där investeringarna blir som mest tydliga. Enligt Radar Group växte också verksamhetens IT-budget dubbelt så mycket som den traditionella IT-budgeten (2014-2015), ett bevis för att IT och verksamhetsnytta hänger ihop.

När du gör rätt investeringar i din miljö kan du få ut mer lönsamhet och högre ROI. Först är det dock viktigt att ni hittar ert nuläge – var ni befinner er idag – och vilka investeringar som kan spara mest, och för det krävs det förankring i såväl ledningsgrupp som hos den övriga personalen. Det kan göras genom en effektanalys. Om man internt har svårt att kommunicera vad man förväntar sig av leverantören, och själv inte har bra kunskap om verksamhetens mål och strategier blir satsningen på IT som tjänst inte alltid så som man har förväntat sig.

3. Egen kompetens vs. extern kompetens
Steg nummer tre är att se över den interna kompetensen. Bristande egen kompetens eller svårigheter att attrahera kompetent personal är vanliga orsaker till att IT hyrs in som tjänst. Leverantörer som har IT som expertområde har bättre möjlighet att investera och utveckla metoder än vad den interna organisationen många gånger har, och genom att använda expertkompetens i IT-miljön kommer möjligheterna för effektivisering i form av bättre IT-verktyg att öka.

Samtidigt kan den egna personalen fokusera på företagets kärnverksamhet och därmed förbättra kundrelationer som ger ökad försäljning.

Om delar av organisationen fortsatt ska hantera IT-frågor på vissa nivåer är det vanligtvis framgångsrikt att utse en eller flera "super users" som ansvarar internt för att hantera IT-frågor och förmedla dem till leverantören.

4. Val av partner
Valet av partner är givetvis viktigt för ett framgångsrikt samarbete. För att fatta mig kort bör du välja en partner som har förmågan att sätta sig in i din verksamhets mål och strategier för att IT-miljön ska löpa i linje med dessa.

När verksamheten växer eller krymper snabbt finns det många fördelar med att exempelvis ha lagt ut sin IT-drift eller klienter på en leverantör. Hos leverantören som du väljer bör det finnas en flexibilitet i snabba skiftningar vad gäller diskutrymme, serverkapacitet eller datorpark. Genom att hyra IT som tjänst kan du från en månad till en annan göra utökningar eller minskningar efter det behov som krävs av din verksamhet. Det är kostnadseffektivitet!

Kostnadsminskningen eller besparingen består egentligen av att du endast betalar för det du utnyttjar, och slipper de fasta kostnaderna med köpt hårdvara. När verksamheten växer och det startas upp nya kontor i olika delar av landet brukar man välja att ha IT som en central funktion alternativt köpa in den som tjänst. På så sätt tas kostnaden för dubbla administrativa kostnader med personal och funktioner på flera kontor bort.

5. Uppföljning
När du har lagt ut din IT till en extern leverantör är det viktigt att ni regelbundet gör uppföljningar för att se hur avtalet fortlöper. Leverantören bör också uppdateras regelbundet om förändringar i verksamheten som påverkar förväntningarna på IT som funktion.

För att sammanfatta det hela så kan IT som tjänst sänka kostnader rejält. Andra mervärden, som ofta skattas högre, är ökad säkerhet, ökad kompetens och kvalitetsnivå och bättre tillgänglighet. Om outsourcing är en del av ditt företags framtidsplaner rekommenderar jag dig att välja en stabil partner, och att börja med att tillsammans göra en analys av er verksamhet för att se var effektivitetsmöjligheter finns.

Boka gärna ett förutsättningslöst möte med en av våra experter för att ta nästa steg mot modern IT:

 Boka möte

 

Anders Strömsten

Kontaktperson Anders Strömsten

Inspirerande entreprenör med erfarenhet av att starta, förvärva och leda företag på både operativ och styrelsenivå.