Gör HR-avdelningen mer digital

2019-02-20 09:19

Digital HR-avdelningHR:s roll på företagen är i förändring. Bara själva benämningen HR (Human Relations) är för många företag ny mot att tidigare hetat Personalavdelningen. Man har gått från att betraktas som en stödfunktion till en tydlig del i de strategiska besluten och HR-chefen är allt oftare representerad i Ledningsgruppen.

Företag inser efterhand att den digitala transformationen innebär nya förutsättningar men också möjligheter. Det kan handla om allt mellan att en tidigare affärsidé måste omformas i grunden till att man t.ex. tidsredovisar i datorn eller mobilen istället för på papper.

Det gäller förstås att även själva HR-avdelningen anpassar sig och tar tillvara på den nya teknikens möjligheter. Här listas några exempel på hur några HR-processer kan underlättas med digitala verktyg.

Digital rekrytering

I vissa branscher och yrkeskategorier är det idag en utmaning att få tag i personal. För företag som söker dessa resurser är det då viktigt att sticka ut ur mängden valbara företag som de som söker nytt jobb letar bland. Här jobbar många företag med "Employer branding". På samma sätt som man vill framhäva sina produkter från företagen visar man då sin arbetsplats på ett tilltalande sätt. Det görs på olika sätt, men vanligt är att man syns i olika sammanhang på sociala medier. Det kan t.ex. vara att man presenterar några personer som arbetar på företaget, event man deltar på eller andra händelser. Detta för att tydliggöra vad man står för och andan som råder på företaget.

I själva rekryteringsprocessen är det också mer regel än undantag att man lägger ut jobbannonser i sociala medier för att få stor spridning och kunna nå rätt målgrupp.

Digital introduktion och onboarding av medarbetare

När man väl rekryterat en ny medarbetare vill man se till att det på första arbetsdagen är väl förberett och att personen känner sig välkommen. Man vill göra en bra introduktion - idag benämns denna process även onboarding. (Läs även: Bra rutiner för introduktion av nya medarbetare)

Innan anställningen börjar gäller det att se till att det förbereds med en rad olika saker. Listan kan bli väldigt lång och det är inte alltid jättetydligt vem som gör vad och att få med allt. Vissa aktiviteter är dessutom beroende av varandra vilket också gör det mer komplext.

Här kan man ha väldigt stor nytta av en gemensam filyta. Många företag har idag ett dokument med en checklista som man följer, vilket är en bra start. För att arbeta ännu mer effektivt med rutinhantering kan man använda sig av smarta formulär och automatiserade processer för att få en rad ytterligare fördelar: 

  • Man får alltid samma process och checklista 
  • Det är tydligt vem som ska göra eftersom alla aktiviteter tilldelas en ansvarig. Genom att lägga på ett flöde i processen kan man se till att t.ex. förrådet tar fram en overall, IT ordnar behörighet osv. 
  • Alla kan enkelt se vad som är klart och inte - man bockar av i listan efterhand som punkterna klaras av 
  • Information kan läggas in där den ska vara direkt - t.ex. att intern telefonlista uppdateras när telefonnummer tilldelats. Även detta görs digitalt.

Vi hjälper er att komma igång med digitala processer, läs mer här.

Smartare hantering av reseräkningar och kvitton

Reseräkningar kan ta lång tid om man har medarbetare som reser mycket. Har man dessutom en krånglig process för detta blir det förstås än värre. 

Det finns appar för att hålla koll på hur långt man kört bil och därefter kan man få en sammanställning över dessa resor. Exempel på en sådan app är MileIQ och den ingår dessutom i vissa Office 365-licenser.

Andra appar kan skanna kvitton och läsa ut information därifrån via en OCR-läsare (bilden omformas till text) vilket också underlättar rapportering.

När det sedan ska rapporteras in till företaget erbjuder många leverantörer ett gränssnitt som underlättar detta redan i det egna systemet. Undersök hur det ser ut i just ert verksamhetssystem för en effektivare hantering.

Ordning och reda på medarbetarsamtalen

Det som sägs på medarbetarsamtalen ska endast delas mellan chef och medarbetare. Därför är det en god idé att skapa en delad yta som bara dessa personer kommer åt. Istället för att hantera ett papper eller att man mailar dokumentet är det mycket säkrare att man t.ex. delar en mapp från sin filyta i molnet. Viktigt då är att tänka på att denna filyta kan vara personlig för chefen. Om man byter chef eller om denne slutar måste därför detta hanteras. Det finns ett flertal sätt att hantera behörighetsstyrning i molnet så att säkerheten fortfarande är hög.

När en medarbetare slutar

När en medarbetare lämnar företaget har man ett liknande förfarande som när någon börjar. Det är en rad olika punkter som ska hanteras och säkerställas att de är avklarade. Det är inte alltid självklart att en mailbox bara ska tömmas samma dag som medarbetaren slutar, men man ska ändå se till att åtkomst för personen i fråga tas bort. Det är också oftast saker som ska lämnas tillbaka - dator, telefon, nyckel för att bara nämna några.

Denna process är många gånger mer otydlig än när någon börjar men minst lika viktig. Ett liknande formulär som vid nyanställning där man skapar digitala flöden som tar hand om automatisering kan användas. 

Läs även: Så hanterar du när en medarbetare slutar på företaget

Använd AI (artificiell intelligens) och bottar 

Områdena ovan kommer alltmer att ta hjälp av AI och en möjlighet som kommer ner och mer är användandet av chattbottar. På samma sätt som man på alltfler webb-sidor idag får upp en dialogruta där man kan få information kan man även göra både internt och externt.

Ett exempel för HR-avdelningen är att man använder en chattbot som tar hand om frågor där man bara ett antal gånger mailar ut samma länk, blankett eller liknande. Medarbetarna skriver då istället sin fråga till chattbotten och hänvisas per automatik till rätt ställe, blankett eller svar. I takt med att botten används kommer den också att lära sig att svara bättre genom att anpassa sig efter stavfel, olika typer av frågeställningar etc. Detta görs med machine learning (AI). 

En chattbot kan också vara användbar om någon som är intresserad av att arbeta på företaget vill ha lite specifik information om lediga jobb eller hur det är att arbeta där.

Ett annat område där AI kan nyttjas av HR är för att ur en mängd jobbansökningar hitta kandidater att gå vidare med. Detta kan tyckas kontroversiellt men kan i vissa fall vara en möjlighet att underlätta om man t.ex. får många ansökningar. Är man pressad och har många ansökningar att gå igenom är det inte säkert att det blir bättre bara för att det är en människa och inte en dator som gör det första urvalet. 

ladda ner guide: den digitala arbetsplatsen

Weronica Sjögren

Kontaktperson Weronica Sjögren

Weronica arbetar med produktivitet på Office IT-Partner i Växjö, och hjälper främst kunder att bredda sitt användande av Office 365.