5 konkreta tips för effektivare medarbetare med Office 365

2015-10-13 09:00

tips med office 365

Det finns många fördelar gällande produktiviteten i Office 365 och jag ska ge fem tips på saker som visar på att produktiviteten för den enskilde medarbetaren kan öka med Office 365 Och som bekant är ju tid pengar, så med effektivare verktyg spar du också kostnader.

Det finns flera produktivitetsvinster, som jag inte redovisar här, men man kan säga att hanteringen av licenserna ger också produktivitetsvinsten för IT-avdelningen/IT-ansvarige.

Tjänsterna i Office 365 uppdateras hela tiden, och därför har vi skrivit en nyare variant av denna artikel som du hittar här: Arbeta effektivt med nya funktioner i Office 365.

Här kommer jag att presentera mina 5 tips med Office 365 för ökad produktivitet och effektivare medarbetare:

  • Dela dokument
  • En enkät
  • Mallar Office 365
  • Skapa regler i Outlook
  • Nå ut med information i ditt e-postmeddelande 

Tips 1: Dela dokument

Känner du igen dig? Du och en annan kollega ska tillsammans producera ett dokument. Du kanske har ett Word-dokument du har börjat skriva på och nu vill du att kollegan fortsätter redigera i dokumentet. Du skickar iväg din version (låt oss kalla det version 1.0) till kollegan. Kollegan tar emot dokumentet, sparar ner det på sin dator och börjar redigera. Nu har vi två versioner (din och kollegans).

Låt oss säga att kollegan har version 2.0. När din kollega är klar, får du tillbaka dokumentet. Ibland med samma namn och ibland med ett tillägg i namnet (t ex kollegans namn eller versionsbeteckning. I Outlook har du nu två versioner. Du tittar igenom kollegans version (som vi kallar 2.0), gör ytterligare en justering och skickar tillbaka. Allt detta kräver att man håller reda på de olika versionerna. Över tid blir det svårare och svårare.

Tänk dig då detta scenario i Office 365. Du skriver version 1.0, sparar det i molnet och skickar länken till kollegan. Kollegan får ett mail med en länk, startar länken och börjar redigera i samma dokument som du har lagt ner. Ni kan båda, SAMTIDIGT, redigera i dokumentet. Det finns bara ett dokument. Du kan även dela ut ett dokument till externa användare, t ex en kund. Du kan sätta rättigheter, t ex att en viss person bara får läsa och inte redigera dokumentet. Så skapar man kontroll på sina dokument i Onedrive och Sharepoint Online i Office 365.

Tips 2: En enkät 

Händer det ibland att du ställer frågor till kollegor och kunder/partners via mail där du sedan ska sammanfatta frågorna och svaren i ett dokument? Sluta med det. Istället kan du använda den inbyggda enkätfunktionen i Excel Online som är en del av Office 365. Låt mig visa ett exempel. Du och dina kollegor ska träffas en kväll för middag. Ni blir 16 personer. Restaurangen vill i förväg veta vilken förrätt och varmrätt varje individ vill ha. Så låt oss göra en liten enkät, så att du får alla svaren i dokumentet automatik!

onedrive-offie365

 

Jag börjar med att gå till min Onedrive i Office 365. Det är en onlinetjänst i Office 365. Jag ställer mig i en av mapparna i vilken jag vill ha dokumentet på alla svaren och där väljer jag 'Nytt' och sedan 'Excel-undersökning' och skriver vad jag vill ha för namn på dokumentet. I mitt fall kallar jag den ”Restaurangbesök”.

 

Sedan är det bara att sätta igång och skriva frågorna. Här ser du mitt resultat. I frågorna om förrätt och varmrätt har jag lagt in förval. Nu trycker jag på knappen 'Dela undersökning'. Där får jag en länk, som jag skickar till mina 15 kollegor. Det är allt! Nu är det bara att titta i Excel- dokumentet och vänta på att svaren ska trilla in.

Excel- dokument-office365

Så här ser det ut för kollegorna, när de klickar på länken och ska svara:


enkät-office365

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Här ser du resultatet. Snyggt och prydligt, alla svar på ett och samma ställe. Inget klippa och klistra.

excel-office365

 

Tips 3: Mallar i Office365

Har du ofta tagit ett färdigt dokument, kopierat det med ett nytt namn, tagit bort all text/bilder, för att få samma layout som det förra? Ganska vanligt sätt att hantera mallar. I ett företag så kanske man vill att allt ska vara strömlinjeformat när det gäller mail, brev (i Word), presentationer (i Powerpoint). Inte särskilt effektivt och vilka ”mallar använder kollegorna? Svårt att veta.

Detta är enkelt att hantera. Jag ska visa ett exempel på hur man gör i Word.

mallar-office365

När du är färdig med mallen, så spara dokumentet med filformatet Word-mall (*.dotx) i mappen Anpassade Office-mallar som finns under mappen 'Dokument' på din dator. Låt oss säga att vi döpte mallen till "Mall2".

När du nästa gång öppnar Word eller väljer 'Nyt't, så väljer du 'Personligt' och där hittar du din mall. Det nya dokumentet hämtar mallen, men ändrar inte i den. Du får en kopia direkt att redigera i.

 

Tips 4: Skapa regler i Outlook 

En av mina favoriter, som underlättar och gör min vardag mycket enklare. Med regler kan man få lite ordning i sin inkorg. Med hjälp av regler kan du styra vad som ska hända med ett inkommande mail. T ex om en viss person mailar dig eller ett visst ämne dyker upp, så kan du tala om vad som ska ske. Ibland vill du skicka en kopia till en person, när en viss mailadress skickar till dig. Eller så vill du lägga vissa mail i en mapp i Outlook automatiskt.

I det här exemplet ska vi lägga alla inkommande mail i en egen mapp, där avsändaren har angivit att mailet är en kopia till mig (på engelska cc). Jag vill att alla mail som kommer till mig som ”för kännedom” hamnar i en egen mapp.

Först skapar vi en mapp i Outlook. Den får heta ”För kännedom” i detta exempel. Högerklicka på din e-postadress, välj ”Ny mapp…” , skriv i mappens namn (i detta fall ”För kännedom”).

regler outlook office 365

Då var mappen klar och nu ordnar vi en regel, så att alla mail, som är en kopia till mig, hamnar i mappen med automatik.

Välj ”Regler” från fliken ”Start”. Välj ”Skapa regel…”

skapa regler outlook

Klicka på knappen ”Avancerat…”

regler outlook o365

Välj ”när mitt namn finns med i rutan Kopia” och ”Nästa”

regelguide outlook

Så, när mitt namn står i rutan Kopia, vad vill vi ska ske med det inkommande e-postmeddelandet? Jo, att meddelandet flyttas till mappen ”För kännedom”. Därför gör vi följande:

Välj att klicka i rutan för ”flytta till mappen XX” (i detta fall står det inkorg, men det ska vi ändra i nästa steg. Eftersom det stod mappen ”Inkorg”, så ska vi ändra det i fältet i ”Steg 2: redigera regelbeskrivningen….”. Klicka på ”Inkorg” och ändra till din mapp, där du vill att dina e-postmeddelanden ska hamna. I detta fall ”För kännedom”. Klicka på ”OK”.

regelguide outlook

 

Nu är det din tur att testa! 

Tips 5: Nå ut med informationen i ditt e-postmeddalande 

Har du varit med om det någon gång? Du skickar ut e-post till ett antal medarbetare och du får tillbaka frågor där svaren egentligen står i din e-post. Folk ser inte all information. ”läst, men inte förstått". En av anledningarna kan vara att mailet är så långt att medarbetare och kunder inte skrollar ner. De ser helt enkelt inte ”trädet för all skog”. Därför kan man inne i ett mail göra länkar till text längre ner i e-postmeddelandet, och jag ska här visa hur.

Om du skapar ett nytt e-postmeddelande, så har Outlook en flik som heter 'Länkar'. Där finns två ikoner; 'Hyperlänk' och 'Bokmärke'.

Genom att markera ett ord längre ner i ditt e-postmeddelande som ett 'Bokmärke', så är det ordet tillgängligt att hitta till med hjälp av 'Hyperlänk.

informationen i ditt e-postmeddelande

Låt oss säga att ditt e-postmeddelande ser ut som på bilden nedan. Lång text och svårt för mottagaren att ta åt sig all information. I detta fall har vi ett erbjudande till medarbetarna att vara med på två olika informationsmöten, med olika innehåll. Jag har lagt en hel del nonsenstext i meddelandet, så att det blir mycket text. Det vi vill, är att mottagarna av detta e-postmeddelande ska trycka på ordet ”informationsmöten”, så de kommer längst ner på sidan till ordet ”Anmälan”, där man anmäler sig.

Vi börjar med att markera ordet ”Anmälan” och klickar på ikonen 'Bokmärke' i fliken 'Infoga'. Välj ett namn för bokmärket, i detta fall tar vi ordet ”Anmälan1”. Klicka på 'Lägg till'. Nu är ordet ”Anmälan” i ditt e-postmeddelande ett bokmärke, med namnet ”Anmälan1”.

 

Då markerar vi ordet ”informationsmöten” i e-postmeddelandet, väljer 'Hyperlänk' i fliken 'Infoga', väljer 'plats i det här dokumentet' och väljer bokmärke ”Anmälan1” och trycker 'OK'.

Ordet ”informationsmöten” blir nu understruket och när sedan mottagarna trycker på ordet, kommer de ner till ordet ”Anmälan”.

e-postmeddelande-office365  



 

 

 

 

 

 

 


Nu har du bättre ordning

Så med dessa enkla och konkreta tips på hur man kan få bättre ordning och ett smidigare och effektivare arbetsflöde, så finns det all anledning att titta närmare på Office 365 och vad det kan göra för dina medarbetare och deras produktivitet. Du kan ladda ned ett kalkylblad där du kan räkna på din produktivitet. Annars kan du se när jag i denna video presenterar skillnaden mellan Office och Office 365 och fördelar med Office 365. 



Office IT-Partner: Office 365
Berndt Abrahamsson

Kontaktperson Berndt Abrahamsson

Ansvarig för strategiskt partnerskap och affärsutveckling på Office IT-Partner. Med sina 30 år i IT-branschen har han stor erfarenhet av försäljning och teknik i både stora franska och amerikanska globala IT-företag och mindre svenska bolag som anställd och ägare.