Så får du till effektiva möten och smarta mötesrum

2018-04-05 08:00

Den senaste tiden har en normal arbetsvecka för mig som säljare i IT-branschen inneburit omkring 20 möten i olika former. Såklart är detta både fysiska och virtuella möten med kunder, leverantörer och kollegor. Det är mycket arbetstid som går åt till möten och kanske kan vi hoppa över några av dem, men det är en annan historia…

mötesrum_blogg

Jag tänkte här förmedla lite tips och trix som jag upplever att vi alla kan ha nytta av för att skapa effektivare möten med rätt fokus – tips och trix som jag tror du och dina kollegor kan må lite bättre av på jobbet!

5 tips för effektivare möten

  1. Träffas både fysiskt och digitalt. Jag tror att man behöver träffas fysiskt för att upprätthålla en god relation. Men när avståndet är stort kanske det är möjligt att ha 50% av sina möten på distans? Idag finns flera bra alternativ på marknaden för att hålla möten på distans, ex. Skype for Business i Office 365.
  2. Ordning och reda i möteslokalen. Oavsett vad ni har för möbler och teknik i rummet så är det viktigaste för trivseln, effektivitet och allmänt välmående, att det är ordning och reda i möteslokalen helt enkelt.
  3. Bild. Anpassa val av enheter efter utrymme. Framförallt är det viktigt att ha en bra lösning för bildvisning, men glöm inte bort en bra kamera och glöm inte sätta igång den om mötet sker på distans. 
  4. Bildöverföring. Det viktigaste är att man snabbt och enkelt kan visa sin skärm i mötesrummet. Ha alltid ett alternativ med skärmkabel för säkerhetsskull, men titta gärna efter enkla, väl testade och fungerande trådlösa prylar. Även här får man inte glömma bort att tänka på kameran!
  5. Ljud. Se till att ha en anpassad lösning för ljud i rummet. Det måste vara enkelt och fungera utan anpassningar. Exempel som ofta glöms bort är mikrofoner i större rum där det oftast inte räcker med bara en mikrofon.

Här ger jag ett exempel på kostnadsbesparing genom effektivisering:

Låt oss säga att på företaget där du arbetar så är ni 20 anställda som alla i snitt medverkar på tre möten per person och vecka. Genom att hålla vissa möten på distans och genom att slippa slösa tid på teknikstrul i mötesrummet, så kan du spara cirka 30 minuter per möte, allt genom att effektivisera utrustningen och möjliggöra digitala möten på distans.

Efter eventuella investeringar i mötesrumsteknik, så är det fullt möjligt att detta ger en faktisk kostnadsbesparing, på så mycket som en halv miljon kronor per år, pengar som istället kan användas till att investeras i er verksamhet. Effektivare möten och sparade pengar. Inte så illa va?

Är du osäker på var du ska börja och vilka olika alternativ för mötesutrustning som passar just er? Ta då hjälp av en partner som är specialiserad på området. Idag finns möjlighet att köpa färdiga paket med Mötesrum som Tjänst där allt är anpassad för just ert företag och er storlek. Skalbart och flexibelt. De pengar som ni investerar i att anlita en partner för att effektivisera era möten och konferensteknik, kommer på längre sikt att resultera i en ren besparing för företaget. Läs gärna mer om Mötesrum som Tjänst genom att ladda ner foldern FunktionsIT via knappen nedan.

 

Läs mer om FunktionsIT

Topics: mötesrum

Christopher Bohlin

Kontaktperson Christopher Bohlin

Christopher Bohlin är försäljningschef på Office IT-Partner Växjö/Ljungby.