Så samarbetar vi effektivt i Teams

2019-01-29 09:00

Förändringarna i omvärlden går snabbt idag och för att lyckas hänga med i utvecklingen så ställs höga krav på effektivt samarbete i verksamheten. Med Office 365 inkluderas verktyget Teams som möjliggör enkel förmedling av information, en plats för personalen att interagera och samarbeta utan att det stjäl tid från de arbetsuppgifter som dagligen utförs. Nedan berättar jag hur vi arbetar med Teams på vårt kontor. 

Teamwork

Sharing is caring
Microsoft beskriver Teams som ”den ultimata meddelande-appen för din organisation – en arbetsyta för samarbete och kommunikation i realtid, möten, fil- och appdelning samt en och annan emoji! Allt på ett och samma ställe, öppet och tillgängligt för alla”.

Under hösten 2018 har vårt kontor verkligen satsat på Teams. Via utbildning, en tydlig struktur och tydligt fokus har vi börjat använda Teams som en knytpunkt i vårt dagliga arbete. Vi har jobbat med mottot ”Sharing is caring”. Detta för att alla medarbetare ska förstå vinsten av satsningen – du ska kunna hitta all information på ett och samma ställe.

Färre mail = mindre stress
Något som jag upplevt som en stor skillnad efter att vi började använda Teams är den minskade mängden mail i min inkorg. Diskussioner i de projekt som pågår sker i projektets Teams-kanal, där konversationerna hamnar i en ”tråd” istället för en mängd mail som skickas fram och tillbaka. Diskussionerna brukar i vanliga fall sluta med att halva företaget är inkopierade i mailkonversationerna och sakta men säkert ökar antalet mail in din inkorg, och vad du faktiskt ska ta action på blir allt svårare att avgöra. I Teams taggar jag istället de personer som berörs av informationen och det blir solklart vem som har en uppgift att utföra.

Tydlig uppdelning mellan olika arbetsområden
Att ta del av information som du faktiskt behöver och att kunna välja att ta del av information du vill ha, är en av de fantastiska fördelarna med Teams. Eftersom alla olika arbetsområden är uppdelade i olika Teams eller olika kanaler, så blir det tydligt vilka delar som rör dig (där du vill ha information) och vilka delar som inte rör dig (där du inte behöver informationen). Det fina är att om medarbetarna vill ta del av någon information så finns den där, vilket skapar möjligheter för mer förståelse för hela verksamheten, även om du arbetar och fokuserar på ett helt annat område i organisationen. Du kan enkelt ”stjärnmarkera” dina favorit-kanaler för att verkligen säkerställa att du ser den information som är viktigast för just dig.

Att jobba i projekt
I min roll som projektledare är Teams ett perfekt verktyg för samarbete. I projektets Teams-kanal läggar jag alla mötesanteckningar, projektplaner och andra dokument som kan tänkas röra projektet. Vill du ha reda på något om projektet är det bara att gå direkt till projektets Teams-kanal för att hämta det. Att Microsoft Planner går att koppla till de olika kanalerna gör att du ännu en gång hittar all information på samma ställe i projekten, vilket underlättar för alla projektdeltagare. Det går dessutom att bjuda in personer utanför din organisation för att även externa projektmedlemmar ska kunna komma åt projektinnehållet.

Teams finns även som App vilket gör att du kan arbeta flexibelt via telefonen i alla projekt och alltid komma åt all projektinformation även när du exempelvis är på plats ute hos kund. Att du kan komma åt Teams vart du än befinner dig underlättar även arbete hemifrån och ger dig det stöd du behöver för att på bästa sätt pussla ihop din vardag.

Snabba kommunikationsvägar
Chatten i Teams möjliggör snabb kommunikation mellan dig och dina kollegor (ännu en funktion som leder till minskade mail). I chattfunktionen kan du också skapa snabba videomöten. På vårt kontor i Södertälje uppstod stor glädje när vi insåg att vi snabbt kunde visa kollegorna i Liljeholmen direkt via ett snabbvideomöte hur de skulle göra i ett specifikt system. Här sparade vi en massa tid där vi i vanliga fall hade tagit skärmdumpar och skrivit manualer för att förklara oss. 

’Likes’ – för att visa att du tagit del av informationen
Något vi blir allt mer vana vid är att ge en ’like’ eller ’gilla-markering’, på olika sociala medier, denna funktion passar utmärkt när du samarbetar i Teams. Då du delar med dig av information kan dina kollegor visa att de läst ditt inlägg genom att ge dig en ’like’, här slipper du ännu en gång väldigt många mailsvar.

Avslutningsvis
Framgångsfaktorerna för oss har varit utbildning, påminnelser om hur vi faktiskt ska jobba och att föregå med gott exempel, dvs att ledningen använder sig av Teams och visar hur det ska användas, och på så vis hakar resten av företaget vanligtvis på.

Maximera nyttan med Office 365

Sandra Johnsson

Kontaktperson Sandra Johnsson

Projektledare på Office IT-Partner Stockholm & Södertälje.