Så skapar du en kravställning inför digitalisering

2016-09-06 10:00

digital_kravstallning.jpg

Jag kommer inte att rada upp argument för att ni ska satsa på digitalisering av er verksamhet, ligga i teknisk framkant för att vinna över konkurrenter eller vara up to date med digital kommunikation med anställda och kunder. Här kommer jag istället att fokusera på viktiga bakomliggande moment som varje beslutsfattare inom IT eller medlemmar i ledningsgruppen bör lägga vikt vid innan beslut om digitalisering fattas.

Idag finns risken att företag tar för snabba beslut i stressen kring att digitalisera, och resultatet blir att den nya appen eller systemet för interna processer faktiskt inte får det utfall eller effekt som önskats.

Råd inför digitalisering:

  1. Se behoven i hela verksamheten

Varför digitaliserar vi våra verksamheter? Självklart handlar det delvis om att hänga med i konkurrens och kunders nya kravställningar. Vid uppstart av ett IT-projekt bör det finnas en tydlig kravställning som tar hänsyn till företagets bakomliggande behov. Identifiera kraven, specificera behoven och se till att alla i verksamheten förstår den lösning som digitaliseringen kommer med.

  1. Ta hjälp av digitala experter
Finns inte kompetensen in-house bör en extern projektledare med kunskap och förståelse för både verksamhet, följder och effekter av IT-systemet anlitas.

Vi förespråkar att göra en analys av de behov som finns i verksamheten innan små och stora projekt inom IT påbörjas. Behovsanalysen kommer att utröna vad som är mest kostnadseffektivt att genomföra, vad som kommer att ha störst effekt för verksamheten, samt hur varje enskild medarbetare kommer att påverkas positivt i och med förändringen. En bra grund och ett verktyg för att komma vidare i digitaliseringsfrågan med ledningsgruppen.

  1. Se upp för fallgropar i IT-miljön

Små- och medelstora företag står också inför frågan om digitaliseringens möjligheter. Här finns det också flera fallgropar eftersom både budget och möjligheter kan vara begränsade. Därför rekommenderas att ta ett steg i taget, men ändå ha ett fokus som innefattar hela verksamheten.

En effektanalys kanske visar att det finns andra behov som väger över framför att göra processer digitala. Exempel på detta kan vara stabilitet i drift och budgeterbara lösningar för arbetsplats och säkerhet, som ofta är en förutsättning för att digitaliseringsprojektet blir den lyckade lösning som man önskat.

Ibland hänger inte IT-stödet med i utvecklingen och vissa affärssystem har svårt att leva upp till de förväntningar på snabbhet, flexibilitet och användarbarhet som finns. Det gäller att hitta ett flexibelt IT-stöd som kan följa med i utvecklingen även framöver.

4. Sätt verksamhetsnyttan i fokus

Många uttrycker en oro för att den verkliga nyttan med digital transformation ska försvinna när företag för snabbt kastar sig in i utvecklingsprojekt, vilket jag inte tror är fallet för små- och medelstora företag som använder sig av en kompetent partner. Efter att systemet har upprättats är det av stor vikt att personalen får en ordentlig introduktion i det nya arbetssättet, en utbildning som får dem att inse nyttan med verktyget.

  1. Gör en digital strategi för att driva på förändringen

Undersökningar visar att en digital strategi driver på den digitala transformationen i verksamheten. Bland de digitalt ”mogna” företagen i den här studien har mer än 80% en digital strategi.

För att kunna ta ett första steg mot högre lönsamhet med mindre manuell hantering av papper och statistik, och bättre möjlighet till analys och uppföljning, är det bra att göra en kartläggning av verksamheten innan ni startar. Att känna till sitt nuläge ger en större möjlighet att nå sitt önskade läge. Därefter är det dags att utforma den digitala strategin tillsammans med er nya affärsplan som tar verksamheten framåt.

Läs om våra kartläggningar av IT:s betydelse för verksamheten och vad man kan förvänta sig för resultat av dem:

 

IT på strategisk nivå - Så kommer ni igång

 

Hanna Lindberg

Kontaktperson Hanna Lindberg

Hanna arbetar med marknad och kommunikation på Office IT-Partner med fokus på digitalisering, produktivitet och nöjda medarbetare.