Skapa digitala flöden och få ordning på företagets information

2018-04-27 10:00

StockSnap_XOMPNTJT7H

Det flödar av information i de flesta företag. Information Overflow är ett uttryck som är mer aktuellt än någonsin. Allt tyder på att informationsflödet kommer att öka i alla organisationer. Dessutom blir det fler och fler kanaler med information som du som anställd behöver ta ställning till.

Vet du om att du som har Office 365 också har en kraftfull motor för att hantera många olika sorters digitala flöden i din organisation? Denna motor heter Microsoft Flow, och ingår i alla Office 365- abonnemang.

Microsoft Flow interagerar med alla delar i Office 365. Stödet för att jobba mot tredjepartsprodukter ökar också kontinuerligt. Detta betyder att du bör titta på Microsoft Flow som din arbetsflödesmotor oavsett om du vill göra något i eller utanför Office 365.

Skapa enkla och avancerade flöden i Microsoft Flow

Som exempel kan jag ta upp ett enkelt problem från min vardag. En faktura kommer till mig via mail. Fakturan betalas, men sedan är det lätt att mailet blir liggande, och inför bokföringen så går det timmar till att leta upp allt underlag. För att underlätta den processen satte jag på 10 minuter upp följande flöde:

När jag får en faktura, så betalar jag den precis som innan. Skillnaden är att jag tar mailet och lägger den i en annan mapp i Outlook. Den mappen heter ”Leverantörsfakturor”. Sedan tar Flow över och tar den bifogade filen, kopierar den till en utpekad mapp i OneDrive for Business. När det är dags att samla ihop allt underlag. Ja då tar jag bara den mappen. För där vet jag att alla mina fakturor ligger.

flow

Digitala flöden som underlättar i rekryteringsprocessen

Ett exempel på ett mer avancerat flöde kan vara en nyanställningsprocess. Alla har vi en relation till nyanställning. Oavsett om det är den nyanställde, dess chef, löneadministratörer eller IT som skall fixa alla konton och hårdvara. Tänk dig ett formulär där all information om den anställde kan matas in. Vilken dator, vilken telefon, vilka system som personen skall ha behörighet till m.m, m.m.

Att sedan ”bara” klicka på knappen för att spara detta formulär och veta att Microsoft Flow tar hand om processen. Skickar mail eller lägger in beställningar direkt i ärendehanteringssystem. Påminner om att skapa upp en användare. Eller varför inte bygga in lite andra Azure-funktioner så att användaren skapas automatiskt. Rätt information till HR och så vidare.

När ska du använda Microsoft Flow?

Jag tror att du som läser detta kan ha din egen fantasi om vad som går att göra med Microsoft Flow. Hur det skulle kunna användas i din organisation. Men här är en enkel checklista på saker som du kan leta efter:

  • Gör ni något om och om igen?
  • Är flera personer inblandade i processen?
  • Finns det någon form av attestering?
  • Finns det någon form av pappersflöde i organisationen?

Om någon av dessa frågor kan besvaras med ja. Då bör du titta på att implementera Microsoft Flow just där.

Kom igång själv

Som i princip alla produkter i Office 365, så är det enkelt att komma igång själv. Att testa och implementera ett eget flöde bara för dig. Då får du känslan för vad som går att göra. Har ni behov av ett mer avancerat flöde som sträcker sig över hela organisationen, kanske känsliga data som flyttas osv. Ja då är det nog läge att ta hjälp.

Så ta nu en funderare. Vad skulle underlätta din arbetsdag? Var lägger du onödig administrativ tid. Här finns både tid och pengar att tjäna!

Lycka till med Microsoft Flow. Här kan du ladda ner mer information om våra tjänster när standardsystem inte räcker till.

Digitalisera med skräddarsydda lösningar

Håkan Benjaminsson

Kontaktperson Håkan Benjaminsson

Håkan är konsult och VD med Office 365 som specialitet.