Skapa en kreativ och effektiv arbetsmiljö

2018-12-04 08:36

Framtidens_arbetsplats2

Nu är det dags för del två i vår serie om framtidens arbetsplats. Denna gång kommer vi att titta på hur man skapar en så kallad kreffektiv arbetsmiljö med de digitala verktygen som en del av detta.

Många talar om att öka produktiviteten hos medarbetare, bland annat för att öka lönsamheten på företaget. Det finns en mängd digitala verktyg som ökar möjligheterna till att vara med produktiv, effektiv och kreativ. Men det handlar likväl om att skapa en sådan kultur på arbetsplatsen. Kairos future skriver i sin rapport om "kreffektiva arbetsplatser", en sammanslagning mellan kreativitet och effektivitet och vad som händer när dessa tillåts samspela och stärka varandra.

De menar att ju mer anpassad den fysiska miljön är till ökad mobilitet, teamarbete och möten, desto högre kreffektivitet. Hur kan man då anpassa den fysiska miljön till det nya, digitala?

Teamarbete

I det nya tankesamhället blir det alltmer viktigt att tänka och vara kreativa tillsammans. Därför kommer det att bli mer och mer vanligt att vi behöver arbeta tillsammans i team. Medarbetarna har också större behov av att arbeta mobilt, det vill säga kunna arbeta där det passar dem bäst för stunden. Man skulle kunna tro att behovet av ett fast kontor kommer att försvinna, men så ser det inte ut att bli den närmaste framtiden. Människor och team har ofta behov av att träffas, och det både spontant och planerat. Den digitala tekniken möjliggör möten på distans, men människan är i grunden en social varelse som har behov av att interagera med varandra på samma plats.

Men att arbeta i team ger inte alltid mer effektivitet, om inte människorna i teamet kan interagera med varandra på ett bra sätt så att en samarbetsvinst skapas, det är först då samarbetet leder till en förbättring mot tidigare arbetsmodell. När det uppstår samarbetsproblem är det ofta för att det inte finns ett tydligt ledarskap och för att deltagarna inte har en klar bild av vad teamet förväntas åstadkomma, menar förändringscoachen Susanne Pettersson i denna artikel.

Aktivitetsbaserade arbetsplatser

De aktivitetsbaserade arbetsplatserna blir fler, och i vissa fall ett resultat av att man vill göra besparingar på kontorsytor och lokaler. En aktivitetsbaserad arbetsplats innebär i stort sett en arbetsplats där det finns olika områden för olika ändamål, som mötesrum, telefonrum, skrivbordsplatser etc. Men ingen medarbetare har en ”egen” yta. Enligt Kairos future var 8% av arbetsplatserna i Sverige aktivitetsbaserade 2016.

Blir man mer produktiv av en aktivitetsbaserad arbetsplats? Ett faktum är att vi är människor med olika behov. Personlighetstyper som föredrar eller kräver enskildhet måste få möjlighet även till detta i ett aktivitetsbaserat kontor. Vi är alla olika, och det är i mötet med varandra som kreativitet uppstår. Därför måste det också finnas möjlighet till spontana möten mellan medarbetare.

Bygg teamet och ”vi-känslan” och bidra till produktivitet

Som jag beskrev i punkterna ovan så behöver vi få tillgång till spontana möten och möjlighet till att arbeta mer i team för att kunna vara ”kreffektiva”. Det bidrar också till en bra ”vi-känsla” på företaget, vilket får medarbetare med kompetens att stanna kvar.

Att trivas i sitt team, att bli sedd och bekräftad i det man gör, ökar den inre motivationen. Det i sin tur påverkar arbetsglädjen och prestationsförmågan mer än bonusar eller annan materiell belöning.

Spontana möten mellan medarbetare kan äga rum både på en traditionell eller en aktivitetsbaserad arbetsplats, kanske är det vid kaffemaskinen som de flesta kreativa idéerna uppstår? Våga tänk nytt, ska man placera en bar eller ståbord i mitten av kontoret för att öka kreativiteten, men minska på sittandet och mötena som ibland blir onödigt långa?

Kommer skrivborden och kontoren att försvinna?

Idag är det inte så mycket som tyder på att skrivbord och fasta arbetsplatser kommer att försvinna helt. Många faktorer spelar in när ett företag väljer att utforma sitt kontor. Exempelvis medarbetarna, arbetsuppgifterna, de digitala verktygen och digital mognad hos personalen.

I valet av modern teknik till arbetsplatsen är det en hel del faktorer man måste ta hänsyn till för att inte gå miste om funktioner som är kritiska för att det ska gå att arbeta säkert och effektivt. Att endast se till design och det yttre är tyvärr inte alltid det mest funktionella, även om det idag finns möjligheter till det.

Några faktorer som underlättar för medarbetarna när du väljer datorer, skärmar och mötesrumsutrustning till kontoret är:

  • Ge möjlighet till både trådlös och trådad nätverksanslutning
    Många moderna arbetsplatser vill ha ett så sladdlöst kontor som möjligt för utseendets skull. Men då är det viktigt att testa och utvärdera att utrustning så som trådlösa enheter och wifi är anpassat efter tanken med arbetssättet. Att ha tillgång även till trådat nätverk ger många fördelar.

  • Se till att ni har en enhetlig IT-utrustning.

    Med ett utvalt sortiment datorer eller mobila enheter som är testade och anpassade efter företagets behov och krav underlättar vid nybeställningar och det ger dessutom ett enhetligt intryck av er på kontoret. Om ni vill ha en aktivitetsbaserad arbetsplats måste tekniken anpassas efter det, och glöm inte IT-säkerheten.

  • Ge medarbetarna tillgång till att använda molntjänster som innebär att de kan arbeta var de vill, när de vill så länge de har en internetuppkoppling.

Det var några tips på faktorer som bidrar till en kreativ och effektiv arbetsmiljö. Vill du läsa mer om att skapa en modern, digital arbetsplats? Ladda gärna ner vår guide här.

ladda ner guide: den digitala arbetsplatsen

Hanna Lindberg

Kontaktperson Hanna Lindberg

Hanna arbetar med marknad och kommunikation på Office IT-Partner med fokus på digitalisering, produktivitet och nöjda medarbetare.