Tips: Så hanterar du dina dokument och dokumenthantering

2015-09-22 13:57

Dokumenthantering är ett ord som ofta används i IT-världen, men vad menas egentligen med det. Att sätta in dokument i pärmar? Jag ska här förklara och ge tips på vad jag anser är dokumenthantering och då framför allt med effektiva lösningar i Office 365.

dokumenthantering-onedrive-sharepoint-office365

 

Det var inte alltid bättre förr

Låt oss börja från början. Hur hanterar man sina egna dokument? I den gamla världen så fick man själv ordna i arkivet. De flesta skapade en massa mappar på sin hårddisk eller så hade någon tekniker eller konsult satt upp en gemensam dator för att lagra dokumenten. Känns det igen? Lagra var ju naturligtvis i sig inget problem men efter ett tag hade man många mappar vilket gjorde det svårt att hitta sina dokument. I vilken mapp lade jag vilket dokument? Visst, det går att söka via sökord, men inte riktigt praktiskt och väldigt tidsödande. Du kan räkna hem vad ni som företag tjänar på att bli mer effektiva med vårt kalkylblad

Sedan började det bli komplicerat för man ville ju dela dokumenten med andra. Vad gjorde man då? Jo, man skickade helt enkelt ut en kopia till alla som skulle dela dokumentet. Ofta via mejl. Säg att du då har 5 medarbetare som fick dokumentet, d v s det finns nu 1 original och 5 kopior. Om 5 medarbetare plus den som skickade ut ska redigera i dokumentet, blir det riktigt komplicerat. Vem ”äger” originalet och vilket av dessa 6 dokument gäller? Då får man allt hålla tungan rätt i mun och ha en mycket bra disciplin bland medarbetarna. Versionsnummer i namnet blev en sorts lösning på problemet men då blev ju det ytterligare ett dokument! Nu började det bli mycket dokument som tynger ner lagringskapaciteten på postkontoret, det vill säga mejl-servern vilket resulterade i ökade kostnader för lagring- och minneskapacitet.

Nya tider, nya möjligheter

Hur gör man då på ett modernt sätt? Jo, man lagrar dokumentet på ETT ställe. Du har bara ETT dokument, inte flera som är ute på ”remiss”. Du kan lagra dina egna dokument och/eller dokument som ska delas och du har kontroll på vilka individer som har tillgång till vad. Dessutom kan du ”backa” och titta på gamla versioner i samma dokument. Magi kan tyckas, men lösningen heter Office 365.

"...man lagrar dokumentet på ETT ställe."

I Office 365 får du två delar för hantering av dokument. Den ena heter Onedrive (finns även för dig som konsument) och det andra är Sharepoint. Vad skiljer då dessa åt?

Onedrive ska helt enkelt ses som en extern hårddisk precis som din egen hårddisk. Du laddar ner dina dokument i Onedrive, synkroniserar det med din egen hårddisk och du har då samma dokument på två ställen, ett i molnet och ett på din hårddisk! Låter det mystiskt att det är samma dokument? Jo, det är det faktiskt, för vad Onedrive gör är att synkronisera mellan din hårddisk och Onedrive. Nu kan du komma åt ditt dokument på två sätt; via din hårddisk eller via en webbläsare.

Låt mig ta ett exempel. Du skapar ett dokument och lägger det i din Onedrive-mapp (fast du har säkert fler mappar under den mappen). Så fort du är uppkopplad mot nätet, kommer dokumentet att läggas upp i molnet, en exakt kopia av ditt dokument. Det innebär att du kan sitta utan uppkoppling till internet när du skapar eller förändrar i dina dokument och ditt dokument kommer automatiskt upp i Onedrive så fort din dator har kontakt med internet igen.

Så långt skiljer det sig inte på sättet att hantera dokumenten men du får en annan åtkomst. Men nu ska vi dela dokumentet till 5 medarbetare. Enkelt! Du skickar helt enkelt en länk till var dokumentet ligger till medarbetarna. Det innebär att medarbetarna inte har egna kopior, utan det finns bara ett original. Du väljer om medarbetarna får titta och/eller redigera i dokumentet. I Office 365 kan medarbetarna dessutom arbeta i dokumentet samtidigt och se vad de andra gör live!

Det var Onedrive, som jag ser som ditt personliga bibliotek av dokument. Har man ämnen eller grupper som ska samarbeta i lite större skala med många dokument så används med fördel Sharepoint Online. Dokumenthanteringen fungerar på samma sätt som i Onedrive plus att du kan sätta rättigheter för hela webbsidan till de individer som ska komma åt alla dokument. Du kan enkelt, (om man väljer att använda den regeln), sätta upp sidor där externa individer, t ex kunder, kan komma åt utvalda dokument.

versionshistrik-onedrive

 

I både Onedrive och Sharepoint har du versionshantering. Det innebär att ett dokument som ändras får i bakgrunden ett nytt versionsnummer. Man kan när som helst titta i de gamla versionerna utan att det ska ligga som kopior i systemet. Ett dokument syns (det senaste) och i det dokumentet kan man leta efter olika versioner. Du kan se de olika versionerna och vem som gjorde ändringen.

Söka bland dokument

Det som skiljer sig markant mellan att söka dokument på hårddisken enligt det gamla sättet och det som man gör i Office 365 är att du kan förfina din sökning. Tänk dig att du söker på ett ord. Du får då upp vilken typ av dokument som innehåller ordet/orden du söker på, du kan se vilka författare som har skrivit och du kan på så sätt filtrera ytterligare. Du får en förhandsvisning av vad dokumentet innehåller utan att starta ett program (t ex Word).

dokumenthantering-word-onedrive

 

Så, hur gör man för att flytta över dokument från min mapp/mina mappar till Office 365? Det är inte ”bara” att flytta över dem. Visst det går, men du ska tänka på att få över meta-data, dvs information som finns runt dokumentet, t ex författare och när det skapades. Ta hjälp av en partner när du gör detta och se till att göra det kontrollerat, dvs som ett projekt.


Sammanfattning 

Med en kontrollerad dokumenthantering spar företaget både tid och pengar. Ni får dessutom kontroll på vilka individer som har tillgång till vilka dokument, ni kan titta tidsmässigt bakåt i dokumenten, ni har ett dokument som ni jobbar med och slipper en massa kopior vilket gör att möjligheten att hitta rätt dokument ökar. Slutar en medarbetare? Inga problem. Med rätt inställningar, så finns dokumenten kvar inom företaget. Företagets medarbetare blir helt enkelt mer produktiva vilket gör att de kan spendera tiden på verksamheten och kunderna istället för att leta efter dokument på kontoret. Det är vad jag anser vara enkel och snabb dokumenthantering. För att komma vidare rekommenderar jag att du laddar ner guiden om migrering till Office 365 nedan.

Förberedelser inför migrering till Office 365

Berndt Abrahamsson

Kontaktperson Berndt Abrahamsson

Ansvarig för strategiskt partnerskap och affärsutveckling på Office IT-Partner. Med sina 30 år i IT-branschen har han stor erfarenhet av försäljning och teknik i både stora franska och amerikanska globala IT-företag och mindre svenska bolag som anställd och ägare.