Tre IT-experter om hur digitaliseringen underlättar deras jobb- och privatliv

2019-03-26 09:00

Hur tänker ett gäng IT-människor om deras digitala verktyg om digital stress och vad har de uppskattat mest med de senaste årens digitalisering? Nedan intervjuar jag tre av mina kollegor som alla arbetar i olika roller med olika ansvarsområden på Office IT-Partner Stockholm/Södertälje.

andreas-klassen-401337-unsplash

Jenny CintraJenny Cintra

Vad är din roll och dina huvudansvarsområden på Office IT-Partner?
"Jag arbetar som projektledare och mitt huvudansvarsområde är att leda införandet av våra kunders projekt och säkerställa att vi levererar enligt förväntad kvalitet."

Vilket är ditt mest användbara digitala verktyg/system?
"Jag skulle nog säga att sedan Teams införandes hos oss så har det förenklat projektarbetet något otroligt. Att enkelt skapa projektkanaler där jag har allt kopplat till projektet på ett och samma ställe och att detta också är integrerat med Planner gör det ännu bättre. Vi skapar även ofta externa kanaler där vi delar all dokumentation med våra kunder vilket har förenklat kunddialog och information i projekten."

Hur gör du för att vara effektiv på jobbet?
"Jag försöker alltid börja dagen med att gå igenom vad som måste göras samt vad som ligger i veckans pipeline. Här är jag lite analog och skriver ned dagens uppgifter på hederliga post-it-lappar. Allt eftersom varje uppgift är slutförd så slänger jag lappen, vilket ger en känsla av att jag sakta men säkert minskar mina ”to-does” under dagen. Att arbeta i projekt innebär alltid att det kommer massa oförutsedda händelser längs vägen men genom att göra den här övningen så har jag ändå ett bra grepp om vad som måste slutföras under dagen och vad som kan göras senare. Jag försöker även under vissa perioder att koppla bort mailen då det är lätt att låta mailen styra vardagen. Inte den enklaste övningen men jag blir mycket mer effektiv."

Vad har du uppskattat mest med digitaliseringen de senaste åren om du får välja en sak?
"Jag är ett praktexempel på hur du kan förenkla din vardag genom olika digitala verktyg. Alla är väl medvetna om att det är svårt att få ihop vardagspusslet med småbarn och allt vad det innebär. Jag sköter majoriteten av alla mina ärenden via olika tjänster som jag enkelt bokar hemifrån soffan. Allt från veckohandling, boka utvecklingssamtal via skolplattform och boka in nästa träning på gymmet osv. Så om jag måste välja en specifik sak så skulle jag nog vilja säga utvecklingen av smartphones som gör allt detta möjligt."

Hur undviker du digital stress?
"Jag gillar att ha kontroll, men kontroll på mina villkor, och blir stressad av att se när det väller in mail och notiser. Jag har därför gjort ett aktivt val och stängt av notiser och väljer att läsa mail när jag vill. När jag arbetar i projekt är det aktiva perioder när jag känner att jag vill och behöver vara tillgänglig, men så länge jag upplever att jag har kontroll så skapas inte en negativ stress hos mig. Jag har även ändrat i skärminställningar så att jag inte ska vara aktiv de tider som är dedikerade till familjen. Jag tror att det är viktigt att tänka igenom hur du känner inför digital stress då det är en utmaning att kunna stänga av och definiera vad som egentligen är arbetstid."

Vad hoppas du nästa stora digitalisering blir?
"AI i alla dess former, jag ser fram emot den dagen när jag bara trycker på en knapp i bilen så kör den åt mig. Tänk vad skönt att bara lägga sig och ta en power nap på vägen hem!"

2

Andreas Dahlin
Vad är din roll och dina huvudansvarsområden på Office IT-Partner?
"Jag arbetar som kundansvarig och ansvarar för några av våra viktigaste kunder. Jag ser till att kunden hela tiden känner att vi har ett bra samarbete kring våra tjänster och leverans. Det viktiga är att vi förstår våra kunder och att kunderna känner sig trygga med oss som IT-leverantör."

Vilket är ditt mest användbara digitala verktyg/system?
"I arbetslivet är det definitivt Teams som underlättar arbetsdagen. Jag var med när vi startade upp Teams internt och arbetar även med implementationer och utbildningar hos våra kunder. Teams hjälper oss alla till enklare och effektivare kommunikation. När jag är ute hos våra kunder och presenterar Teams, har det hänt flera gånger efter en timmes presentation att kunden direkt säger - detta ska vi ha!"

Hur gör du för att vara effektiv på jobbet?
"Jag har organiserat mina Teams så att jag får aviseringar kring det som berör mig mest, mina kunder samt den viktigaste interna informationen. Jag börjar alltid min dag med en genomgång av dessa Teams-uppdateringar, sedan är jag uppdaterad kring det viktigaste och kan arbeta vidare med mina arbetsuppgifter. Teams tillsammans med både Planner och ToDo hjälper mig att hålla reda på saker som ska göras och när."

Vad har du uppskattat mest med digitaliseringen de senaste åren om du får välja en sak?
"Oj, det är många saker! Alla uppgifter som är så mycket enklare att göra nu och som ofta görs direkt i mobilen. Men även att se på film, lyssna på musik, hantera pengar med Swish och BankID, ja, det finns många bra saker som blivit enklare. Men om jag ska välja en sak så är det själva plattformen jag väljer, dvs. Smartphones och framförallt Apples iPhonemodeller och Appstore. När Appstore kom så revolutionerade de våra digitala liv väldigt mycket."

Hur undviker du digital stress?
"Jag har två telefoner, en arbetstelefon och en privat, vilket gör det enklare att koppla bort arbetet på fritiden. Jag är väldigt sparsam med min aktivitet på sociala medier. Jag läser och håller mig uppdaterad med det som intresserar mig i allmänhet i digital media, men utan stress. När det blir mycket att hantera försöker jag göra en prioritering och ta det i rätt ordning, hellre rätt och bra än fort och fel."

Vad hoppas du nästa stora digitalisering blir?
Digitalisering och teknikutveckling för ett bättre klimat. Samt hur vi kan leva längre med hjälp av digitalisering. Många förutspår att vi inom en inte alltför lång framtid kommer kunna leva i princip hur länge som helst, inte rent fysiskt men digitalt. Vi kommer finnas som digitala människor med tankar, känslor och vi kommer kunna följa och bli följda av våra medmänniskor in i framtiden, klart spännande!

Martin Öster Martin Öster
Vad är din roll och dina huvudansvarsområden på Office IT-Partner?

"Min roll är att ha övergripande tekniskt ansvar i våra strategiska affärer men också att utveckla och hitta nya lösningar antingen för våra kunder eller internt som gör oss effektivare och mer konkurrenskraftiga."

Vilket är ditt mest användbara digitala verktyg/system?
"Det finns flera verktyg som gör vardagen enklare, men om jag ska välja ett skulle jag säga min smartphone. Innehållet i telefonen gör att jag kommer åt i princip allt jag behöver för att få koll på min arbetsdag. Även säkerhetsmässigt använder jag min telefon flitigt. Ett exempel är att den är kopplad till min dator, vilket gör att skulle jag glömma att låsa datorn och gå iväg så låser sig datorn själv, en bra funktion som fler borde slå på. Jag använder telefonen en hel del för privat bruk också, allt från att jag har en app som är kopplad till grillen så jag vet när köttet är klart till att larma på hemma om jag glömt göra det."

Hur gör du för att vara effektiv på jobbet?
"Något som gör mig riktigt effektiv är OneNote. Där gör jag alla mina anteckningar om saker jag ska komma ihåg. Jag använder gärna min penna för att skissa och illustrera saker och den är så klart synkad till min telefon."

Vad har du uppskattat mest med digitaliseringen de senaste åren om du får välja en sak?
"Just för tillfället måste jag säga att EasyPark är så sjukt underbar digitalisering! Istället för att gå till en p-automat och få en parkeringslapp loggar du bara in, betalar avgiften och kan se all historik. Roligast är nästan den där snurran man snurrar järnet på i appen, så sjukt enkelt! Skulle jag ställa in på för lång tid säger appen till och om jag åker tidigare så avslutar jag bara parkeringen och betalar endast parkerad tid." 

Hur undviker du digital stress?
"Helt ärligt, jag är dålig på det. Det skulle vara nyttigt för mig att koppla ner helt ibland. Jag försöker göra små saker för att förhindra det. Några exempel är att jag stänger av ljudet på nätterna så det inte plingar och så har jag stängt av en hel del notiser och appar. Jag försöker även lägga telefonen upp och ner så jag inte ser vad som händer på skärmen hela tiden."

Vad hoppas du nästa stora digitalisering blir?
"Jag hoppas att alla kvitton blir helt digitala, samla alla köp jag gör med min telefon, en app, eller för den delen ett kort. För kontanter finns väl inte längre? Att allt liksom blir digitalt sparat för mig någonstans. Jag vet att det finns kvitto-appar där du ska fota av ett kvitto och kategorisera och spara upp det någonstans, med det är för krångligt, det ska ske automatiskt. Alla inköp samlade digitalt på ett ställe."

Hur ser era digitala drömmar ut? Ladda gärna ner vår guide med digitala tips för er verksamhet.

5 verktyg för digitalisering av verksamheten 

Sandra Johnsson

Kontaktperson Sandra Johnsson

Projektledare på Office IT-Partner Stockholm & Södertälje.