Tre knep för bättre mötesdokumentation

2018-10-02 09:01

DSCF6250

Hur många är det som brukar räcka upp handen när frågan om vem som ska föra mötesprotokoll kommer upp? Kanske inte så många eftersom det kräver energi och hantering efter mötet. Och om du trots allt är en av dem ska du här få några smarta tips för att föra bättre mötesdokumentation, digitalt. 


Varför ska man digitalisera anteckningar?

Jag gillar ju att skriva för hand! Ja, det kan vara trevligt att föra anteckningar i ett fint anteckningsblock, men hur bra  fungerar det för de övriga kollegorna som ska ta del av mötesanteckningarna? Eller de som senare vill gå tillbaka och titta vad som egentligen bestämdes på mötet? Inte så bra. Där slår de digitala anteckningsböckerna det mesta när det gäller spårbarhet, möjlighet till versionshantering, delning till kollegor och sekretesskydd.

Spårbarhet och versionshantering

Genom att föra anteckningar digitalt finns det möjlighet att spåra ändringar, se vem som har skrivit vad i dokumentet och se versionshanteringen av dokumentet.

Dela mötesprotokoll med kollegor

Det finns digitala anteckningar och så finns det digitala anteckningar. Om du tänker på att föra anteckningar i ett Word-dokument som du sedan mailar ut till dina kollegor eller andra mötesdeltagare så ska du få ett tips. Använd istället en delad anteckningsbok för just ert team, som ni alla kommer åt, var du vill, när du vill. Du behöver inte leta i din mail efter protokollet, och ni behöver inte heller vid nästa möte fundera över vad som sades sist. Allt finns i den delade anteckningsboken, möte för möte.

Skydda era anteckningar och låt dem inte spridas till fel personer

Tänk noga på var ni sparar era digitala anteckningar. Bara genom att maila dem eller spara dem på en personlig molnlagring finns risk för spridning till personer som egentligen inte borde ha tillgång till dem. Nu befinner sig mötesprotokollet hos en person, som egentligen kan göra vad den vill med dokumentet. Om ni placerar anteckningsboken på en delad webbplats kan ni ordna rättigheter och sätta upp regler för vad varje person ska kunna göra med dokumentet, till exempel skriva ut eller inte, redigera eller endast läsa. Om personen som skapade dokumentet slutar på företaget har övriga personer fortfarande tillgång till dokumentet.

Det var några snabba tips på hur man kan jobba mer effektivt med bra mötesdokumentation. Vill du veta mer om ämnet rekommenderar jag att boka in en workshop med en av våra produktivitetskonsulter som snabbt får er att komma igång att jobba bättre med era verktyg. Ta kontakt med oss här.

BOKA MÖTE

Hanna Lindberg

Kontaktperson Hanna Lindberg

Hanna arbetar med marknad och kommunikation på Office IT-Partner med fokus på digitalisering, produktivitet och nöjda medarbetare.