Vägen till lönsamma IT-investeringar

2017-04-11 10:00

lonsammainvesteringar.png

IT-investeringar eller en IT-budget har ibland en förmåga att ha en egen agenda. Har du som beslutsfattare sett tendenser till att IT utgår ifrån vad som verkar vara den bästa, utifrån religion i teknik, eller det som är coolast just nu? Har du stött på att diskussionen med den/de som levererar IT att det handlar mer om teknik och inte om själva affärsnyttan? Ett teknikspråk som inte har bäring på om det är bra för företaget gällande effektivitet och lönsamhet eller nöjda medarbetare?

Kanske du som beslutsfattare stöter på motstånd när förändringar ska göras? Det kan gälla både organisationsförändringar eller byte av IT-system.

Varför ska man då göra förändringar? Är det inte bra som det är? Det kan finnas flera skäl till förändringar.

Marknadskrafterna

Ett skäl kan vara att marknaden förändras. Om vi tittar på de krafter som styr marknaden har vi de yttre krafter som bolaget utsätts för. Exempel på det är tekniska framsteg och innovation som skapar en allt snabbare produktlivscykel, det går snabbare att ta fram nya produkter och tjänster, och snabbare att få ut dom på marknaden. Det kan finnas regleringar och avregleringar som påverkar branschen och inte minst globaliseringen samt ny teknik som gör att konkurrensen ökar. Här gäller det alltså att hänga med och vara beredd på förändringar.

4 exempel på interna utmaningar

För att, i ett förändringsarbete, möta konkurrensen och marknadskrafterna, så finns det interna utmaningar. Vi tar här upp några huvudutmaningar

1. Förändringsmotstånd

Tidigare så var det IT-avdelningen som var drivande när det gällde IT-satsningar. Nu kan det istället vara IT-avdelningen som bromsar. Dock ska poängteras att det inte alltid är IT-avdelningens/IT-leverantörens ”fel”. De som levererar IT kanske inte har fått rätt förutsättningar och/eller tydliga målsättningar.

För ett par år sedan gjorde man undersökningar som visade att man hade en bättre IT-miljö hemma än på jobbet, vilket betyder att företagen inte drev IT-frågan. Men det är inte alltid IT-avdelningen som bromsar. Det finns fler skäl. Ett kan vara att verksamheten inte ställer rätt krav eller att verksamheten inte alltid vet vad de ska fråga efter.

Sedan kan det också vara användaren som är bromsklossen. Det kan finnas ett par högljudda användare som säger stopp och som blir tongivande för bolaget. Man är mer rädd för de fem nej-sägarna än de hundra som är för en förändring. Det man också ofta ser är att olika avdelningar har olika målsättningar. Man har ingen röd tråd.

 

2. Olika målsättningar

Har VD, ekonomiavdelningen, marknadsavdelningen, försäljningsavdelningen, IT-avdelningen och övriga användare samma målbild? Försäljningsavdelningen kanske har ett system för att effektivisera säljprocessen, men det ingår inte i IT-avdelningens uppdrag eller innefattas inte i budgeten. Man kan också ha olika målsättningar beroende på vilket IT-intresse/mognad man har. 

 

3. Resurbsrist

En annan brist är resurser i form av tid, pengar, kompetens och intern personal. Tiden för att driva förändring finns inte och genom att inte investera i den tid som behövs för en framtida förbättring, så tappar man också tid i den dagliga verksamheten. Kompetensen måste också höjas för att man ska kunna nyttja IT fullt ut.

 

4. Oflexibla system

Sedan har vi integrationen av de olika systemen som ibland inte samarbetar och ligger i olika silos som gör att de system man har inte blir effektiva. Man har tidigare gjort mindre bra investeringar, som nu kan upplevas som dyra att byta ut, vilket gör att man går miste om en mer långsiktig och kostnadseffektiv lösning, och därmed ökad konkurrensförmåga.

Rätt förändingsstrategi

Min erfarenhet är att om man gör rätt investering initialt så kommer man över tid, att få en lägre kostnad, samtidigt som avkastningen på IT-investeringen blir större.

Om jag köper in sättpotatis av hög kvalité, till ett något högre pris, så ger det troligvis fler potatisar, vilket ger en bättre avkastning. Visst, jag fick betala ett högre pris, men jag fick ut mer i avkastning. Därför är ROI-kalkylen viktigare än själva inköpspriset.

Här är det viktigt att ta hjälp av en partner. När det gäller IT-investeringar vill man förändra den traditionella kurvan. Vi skall med dessa marknadskrafter få ner IT-budgeten, samtidigt som vi ökar IT-användningen och avkastningen på investeringen.

Med hjälp av en strategisk partner, kan verksamheten på relativt kort tid att hitta de investeringar som är ’lågt hängande frukter’ som är enklast att plocka, dvs. vi skall inte ta hela kakan och arbeta med allt på en och samma gång, utan skaffa oss ett paraplyseende och hitta de delar där man snabbt kan få en god avkastning, mot en liten kostnad.

 

Vad är nyttan?

 Man kan räkna nyttan i tre olika huvuddelar; ekonomiska besparingar, högre intäkter och/eller tid (effektivitet).

Här följer några exempel på nytta:

 

IT-säkerhet

För olika företag betyder IT-säkerhet olika saker. Det är viktigt att ha rätt förväntan på er IT-säkerhet. För vissa företag är IT-säkerhet backup, för andra är IT-säkerhet tryggheten att veta att dokument inte hamnar i orätta händer, (ex. vid borttappad PC, trasig PC eller dokument som skickas/kopieras till obehöriga).

 

Nöjda medarbetare

Nöjda medarbetare är mer produktiva, mer lojala och vill fortsätta vara anställda på bolaget. Det är inget hokus pokus i det. Men hur kan IT bidra till nöjdare medarbetare? Om jag ska nämna två exempel, så är nr 1 ett bra IT-stöd i form av moderna verktyg (väldigt viktigt för framför allt den yngre generationen av medarbetare), och nr 2 möjligheten att arbeta flexibelt utanför kontoret. Ett sjukt barn t ex behöver ju inte nödvändigtvis betyda att en medarbetare inte kan jobba.

Konkurrens

Har ni som företag rätt IT-miljö för er verksamhet utifrån ett konkurrensperspektiv? Hör tittar på säkerheten och på nöjda medarbetare. Hur skall man få nöjda/nöjdare medarbetare och därmed öka verksamhetens lönsamheten? Genom att analysera verksamheten så kan man hitta konkurrensfördelar när det gäller ekonomin. Du kan själv göra den här analysen. Ta t ex delning av kalendrar. Vad vinner man på det i tid? Det kan också komma fram nya delar som man inte tänkt på innan analysen som har bäring på IT. Sköter vi vår marknadsföring på rätt sätt? Har vi rätt CRM-system? Vilken tillväxtstrategi har vi? Kommer vi växa organisk eller köpa bolag? Det kan vara svårt att integrera nya bolag i befintlig teknik om man inte gör på rätt sätt från början.

För att göra rätt från början underlättar det att ta hjälp av en partner. En strategisk partner hjälper er att lyfta blicken från era dagliga utmaningar och de vanligaste fallgroparna. En partner som med vana ögon kan hitta relativt enkla sätt att tweaka er verksamhet med hjälp av IT, och som i förlängningen ger er verksamhet en högre lönsamhet med nöjdare medarbetare. Ladda ner vår guide om en strategisk analys för att läsa mer.

 Guide: Så gör vi dig mer konkurrenskraftig med IT

Berndt Abrahamsson

Kontaktperson Berndt Abrahamsson

Ansvarig för strategiskt partnerskap och affärsutveckling på Office IT-Partner. Med sina 30 år i IT-branschen har han stor erfarenhet av försäljning och teknik i både stora franska och amerikanska globala IT-företag och mindre svenska bolag som anställd och ägare.