Vad är digital stress och hur råder du bot på det?

2019-01-17 09:46

adult-beautiful-blur-171296

Det nya året är här, vi är många som är taggade och spända inför det nya året och de löften, de prestationer och de önskningar som vi vill införliva under 2019. En sak som är säker är att vi alla mer eller mindre kommer att fortsätta arbeta i våra digitala verktyg både privat och på jobbet.

Många upplever stress över hur sociala medier greppar tag om oss, och vi kan uppleva det som beroendeframkallande. Men digital stress kan också uppstå när verktygen på arbetet inte fungerar så som vi vill, de är inte anpassade efter människan eller vår arbetsvardag.

På en föreläsning om nudging som jag nyligen deltog på, konstaterades att appar som utvecklas idag bör ha någon form av beroendeframkallande funktion, det vill säga ge oss ständiga, men slumpmässiga, belöningar för att vi ska vilja fortsätta använda dem regelbundet. Om vi vet att vi alltid får 10 likes på ett inlägg på Facebook, kommer vi då att gå in i appen lika ofta för att kolla den? Troligtvis inte. Många har börjat reflektera över att de nya digitala kommunikationssätten kan få oss stressade, och vi har svårt att lägga från oss mobilerna.

Har ni tänkt på push-funktionen i mailen på mobilen? Har du någon gång använt den (swipat nedåt) för att se om det kanske har kommit ett nytt mail även fast du vet att mailen uppdateras automatiskt? Har vi hamnat i ett ekorrhjul av digital stress?

Digital stress på arbetsplatsen

Så kan digital stress se ut på fritiden, men hur fungerar det på en arbetsplats? Hur kan vi se till att våra digitala verktyg ger medarbetarna energi istället för att ta energi eller bromsa deras kreativitet? Jag skulle vilja påstå att det är relativt vanligt att de program eller applikationer vi använder oss av dagligen i arbetslivet framkallar någon form av frustration. I jobbet kan man förmodligen inte heller välja att arbeta utan E-post, kommunikationsverktyg eller digitala kanaler under en dag som en slags digital detox. Jag har här gått igenom några studier som visar hur vi kan använda digitala verktyg och anpassa vårt arbetssätt för att bli mer kreativa och mindre frustrerade på jobbet.

Ingen skillnad mellan yngre och äldre generationer

Denna studie av Kairos future visar att det är vanligt att det förekommer digital stress på våra arbetsplatser. Men kanske tvärtemot vad man kan tro är det inte fler i den äldre generationen som upplever stress på grund av digitala verktyg. Föreställningen är ofta att det är okunskap och tunga system som ger frustration. Men även yngre generationer, de som är uppväxta med digitala verktyg, kan uppleva digital stress. Ca 15% av människorna i studien upplever detta, och det finns ingen tydlig korrelation till bolagsålder, vilket innebär att digital stress är en utmaning som kommer att gälla alla arbetsplatser.

För mig är det självklart att de digitala verktygen bidrar till högre effektivitet och ett bättre arbete, så vad är det som gör att man upplever stress med dem? Jag tror på att våra arbetssätt i snabbare takt måste anpassas till det digitala och vice versa.

Icke fungerande arbetssätt bromsar vår effektivitet

Ett exempel på ett icke fungerande arbetssätt är om medarbetarna har tillgång till ett samarbetsverktyg som exempelvis Teams, men inte tillåts använda det fullt ut eller på sina egna mobila enheter. Eller som Kairos future beskriver här, att det inte är mer effektivt eller produktivt att erbjuda möten via ”videolänk”, som Skype eller Teams, om syftet med mötet inte är genomtänkt. Det blir ett lika stort resursslöseri oavsett om mötet äger rum på plats eller på distans. Digitaliseringen i sig gör oss inte mer effektiva, utan det krävs effektivare arbetssätt med digitala verktyg som stöd till detta.

Vem bestämmer över din tid?

Vad är stressande med de nya digitala verktygen som erbjuder oss möjligheten att arbeta var du vill, när du vill? Jo, att inte kunna sätta gränserna för var arbetet är slut för dagen och när det privata livet börjar. Gränserna mellan arbete och privat börjar att suddas ut. En del trivs bra med detta, och har hittat ett sätt att hantera det. För andra är det en utmaning att behöva vara tillgänglig, eller känna pressen att svara på mail och chattmeddelanden även utanför arbetstid.

För att undvika den stress som kan uppstå måste medarbetarna själva kunna bestämma över sin tid för att den digitala stressen inte ska drabba dem. Att själv kunna bestämma när man ska vara nåbar. Visst är det ibland en fördel att kunna jobba varsomhelst närsomhelst. Men när övergår det till att arbeta för mycket? Att sätta gränser och själv bestämma när man ”är på jobbet” är viktigt för att undvika att bli stressad.

Struktur hjälper dig att bli effektiv med dina digitala verktyg utan stress

Hjärnforskaren Magdalena Studin har skrivit en avhandling om digital stress. Ett av hennes tips för att inte bli stressad är att du skapar en bra struktur för ditt arbete med digitala verktyg. Ta E-posten som exempel. Där kan du själv bestämma hur dina notifieringar ska ske och hur dina meddelanden ska aviseras. Det är också viktigt att du själv håller den här strukturen, att du kanske är lite fyrkantig.

Vad kan då organisationen göra för att medarbetarna ska vara mer produktiva på jobbet? Se över E-postkulturen, sätt regler och policys för hur och när man behöver svara på och läsa mail, och även vilken ton man ska ha i E-posten. Det kan vara bra för en medarbetare att inte ständigt känna pressen i att vara uppdaterad, att kunna missa något. Informera och utbilda personalen i hur de själva kan anpassa aviseringar och påminnelser.

Att undvika att införa nya digitala verktyg är inget som hjälper ett företag att få sina medarbetare att må bättre, utan de riskerar istället att få färre saker gjorda. Därför är det så viktigt att koppla samman kulturen på arbetsplatsen med de nya verktygen. Att se över hur ska vi använda verktygen och varför, och hur får de oss att bli mer effektiva?

Flaskhalsar skapar också stress

Långsamma processer, system som inte fungerar och bristande kunskap i de digitala verktygen bidrar också till påfrestningar. Vill du titta närmare på vilka arbetsprocesser som inte fungerar optimalt på ert företag, och hur de kan förenklas för att göra mer effektiva? Kontakta oss för en "Digital koll".

Sammanfattning

Sammanfattningsvis kan våra digitala verktyg bidra till mer påfrestningar både genom det ständiga flödet av information, aviseringar och känslan av att missa något om man som medarbetare inte tar tag i uppgifter direkt. Men de digitala verktygen (eller saknaden av dem) kan också bidra till ökad arbetsstress, en upplevelse att inte komma någonstans, eller att flaskhalsar bidrar till minskad effektivitet.

Nu när du har tid att reflektera över det kommande årets fokusområden, försök att rikta in dig på hur du och dina medarbetare blir mer effektiva genom att nyttja de digitala verktygen på ett bra sätt, på era villkor.

 

ladda ner guide: den digitala arbetsplatsen

Hanna Lindberg

Kontaktperson Hanna Lindberg

Hanna arbetar med marknad och kommunikation på Office IT-Partner med fokus på digitalisering, produktivitet och nöjda medarbetare.