Washtecs digitala resa

2018-04-09 14:26

liten-bild

Genom att göra sig av med all egen it vann Washtec såväl stabilitet som trygghet. Med it som tjänst kan de helt glömma tekniken samtidigt som de får alla fördelar av den. Och tack vare ett smart samarbete mellan Office IT-Partner och HP har de alltid fräscha, välfungerande datorer.

Washtec hör utan tvekan till de bästa i sin bransch och är ledande på marknaden för biltvättar i Sverige. Deras montörer och tekniker befinner sig ständigt på resande fot och ser till att tvättanläggningar på bensinstationer och hos bilhandlare över hela landet fungerar optimalt. Säljare anstränger sig för att ytterligare stärka marknadspositionen, något som visar sig i en kraftig tillväxt för företaget. Men Washtec är inte särskilt bra på it. Trots att verksamheten är helt och fullt beroende av den. För allt från vardaglig administration till kommunikation mellan medarbetare och som stöd vid såväl försäljning som installation och reparation av tvättanläggningar. Magnus Olsson är vd och berättar hur de fram till för tre år sedan trots det tog hand om all sin it själv.

– Det gick ju bra – så länge allting fungerade. När det inte gjorde det blev det svårt. Vi hade ingen anställd it-personal utan förlitade oss på individer i vår organisation som hade ett eget it-intresse och en del kunskap inom området, säger han.

IT-intresserade ägde IT-frågan
När en server gick ner fick någon avbryta sitt ”riktiga” jobb och försöka lösa problemet. I takt med att Washtec växte blev konsekvenserna av en sådan lösning allt tydligare. Vissa personer fick till slut ägna nästan en halvtid åt att hantera it-system, trots att de var heltidsanställda för att utföra helt andra uppgifter. För tre år sedan såg Magnus Olsson att något behövde göras. Han ville helst inte
behöva bry sig om it. Inte i vardagen, men däremot strategiskt. Han insåg att det var helt nödvändigt för dem att följa med i digitaliseringen.

– Någon annan borde sköta vår it, resonerade jag då. Så när Office IT-Partner föreslog ett upplägg där vi skulle köpa allting som tjänst lyssnade jag lite extra, säger han. Det var ett drastiskt förslag som gick ut på att ta ett rejält grepp om Washtecs it-miljö. Dan Sturk på Office IT-Partner Södertälje föreslog att Washtec skulle göra sig av med all it. Helt och hållet. De skulle inte äga en endaste liten nätverkskabel eller mus. Istället skulle allting köpas som tjänster av Office IT-Partner.

Gradvis förändring
Magnus Olssons första tanke var att prislappen för ett sådant upplägg troligen måste bli alldeles för stor. Men efter några dagars räknande insåg han och de övriga i ledningen att det faktiskt inte skulle bli särskilt dyrt. Visserligen inte billigare än med deras nuvarande lösning – så länge man inte räknade in den tid som de snarast ofrivilliga it-ansvariga ägnade åt it. Men det skulle ge en helt annan stabilitet och trygghet, resonerade Washtec-ledningen. Eftersom det rörde sig som en så övergripande förändring beslöt de sig för att göra en gradvis övergång. Det första som åkte ut i molnet var Office-funktionerna, inklusive e-post. Den förändringen var inte särskilt svår för organisationen att förstå och anpassa sig efter eftersom den inte förändrade särskilt mycket i deras arbetssätt.

– Det som framför allt märktes var att allting fungerade mycket bättre, med färre avbrott, helt enkelt, säger Magnus Olsson.

Digitalisering av processer
Nästa steg var aningen större. Det innebar att Office IT-Partner satte upp en Sharepoint Online-lösning, enkelt sett en molntjänst för lagring och delning av information. I och med den digitaliserades också en del processer i företaget. Bland annat för att utveckla dokumentering av reparationer och hur information för säljstöd uppdateras och distribueras i organisationen.

– Tidigare förekom det att viss information låg på enskilda medarbetares datorer. Med Sharepoint-lösningen är all information åtkomlig för var och en som behöver den, förklarar Dan Sturk på Office IT-Partner. Steg tre i förvandlingen handlade om all it-utrustning i organisationen. Datorer, skrivare och nätverksutrustning. Under 2016 åkte den ut och ersattes av nya datorer och skrivare från HP. Samtliga datorer var klara att användas när medarbetarna fick dem. Alla program fanns på plats och alla inställningar i datorn för respektive medarbetare var redan gjorda. – Med tanke på den stora förändringen fanns det minst sagt goda förutsättningar för en stökig vecka under övergången. Men tack vare ett bra förarbete från Office IT-Partners och mina kollegers sida flöt det på förvånansvärt smidigt, säger Magnus Olsson.

Ersättningsdatorer redan på plats
Datorerna från HP har valts med tanke på att de ska kunna användas länge med bibehållen support från HP. Om en dator skulle gå sönder tar medarbetaren en av de ersättningsdatorer som redan finns ute på kontoren. Maskinen startas upp på distans av Office IT-Partner och användaren kan fortsätta arbeta i princip utan avbrott. Hela it-miljön övervakas och styrs direkt från det ärendehanteringssystem som används för support och administration. Det gör att Office IT-Partner har koll på alla delar i Washtecs nätverk, ut till varje dator. På så sätt kan de vidta åtgärder när mindre incidenter upptäcks innan de hinner bli till verkliga problem, oavsett om det rör sig om nätverk, skrivare, datorer eller affärsstödjande system. Och det, påpekar Dan Sturk, är en av nycklarna till att upplägget fungerar så bra. Både för dem själva och för Washtec.

– Eftersom de betalar en fast avgift för sin it gör vi vårt yttersta för att allt ska fungera utan strul. Vi får ju inte betalt för att åtgärda problem. Istället får vi betalt för en problemfri miljö och våra kostnader minskar i takt med att kunden blir nöjdare, säger han. Magnus Olsson inser att de inte är klara med sin digitalisering. Men just nu är han nöjd över att ha tagit ett stort, avgörande steg i rätt riktning. Det ger Waschtec goda förutsättningar att fortsätta utveckla verksamheten, serva kunderna och driva tillväxt. Och egentligen är det allt han bryr sig om.

Om Washtec Sverige
Verksamhet: Washtec Sverige levererar, installerar och underhåller biltvättanläggningar över hela landet.
Antal kontor: 3 (Stockholm, Göteborg och Åkarp)
Antal anställda: ca 65
Utmaning: att skapa trygg och effektiv it utan att behöva investera i egna resurser
Lösning: all it inklusive drift och administration köps som tjänst, inklusive datorer och skrivare från HP – som också kan stå för ev. reparationer.

För mer information, vänligen kontakta Jonas Norberg, Office IT-Partner Södertälje/Stockholm-Liljeholmen, jonas.norberg@officeitpartner.se, tel. 073-342 44 30.

Digitalisera med skräddarsydda lösningar 

Läs mer om FunktionsIT

Jonas Norberg

Kontaktperson Jonas Norberg